Sommige bedrijven hebben tientallen jaren documentatie. Om te voorkomen dat belangrijke papieren kreuken of verloren gaan, moeten ze in mappen van hard karton of plastic worden gedaan. Geef elk contract een apart nummer ter identificatie.
instructies:
Stap 1
Om het gewenste contract gemakkelijk te vinden, houdt u een administratie bij. Geef het document een nummer en noteer het in dit journaal. Vul naast het nummer ook de datum van het contract in. De vermelding in het journaal zou er als volgt uit moeten zien: 1. Contract nr. 123TP van 22.02.2011. In de toelichting kunt u, indien de huisstijl van documentatie dit vereist, de essentie van het contract aangeven.
Stap 2
Als er meerdere rechtspersonen in het bedrijf zijn, maakt u voor elk een afzonderlijk contractboek. Gebruik conventionele symbolen in uw notatie. Schrijf bijvoorbeeld de contracten van Masha en Bears OJSC op als 123MM. En markeer de effecten van ZAO "Three Little Pigs" met 123TP. Ken de nummers toe om verwarring te voorkomen.
Stap 3
Wanneer de overeenkomst alle goedkeuringen heeft doorstaan, ondertekend door de algemeen directeuren van beide partijen, de zegels zijn aangebracht, kan deze in een map worden gedeponeerd. Kies mappen met een harde kaft - ze zorgen voor de veiligheid van documenten. Elke rechtspersoon heeft zijn eigen map nodig.
Stap 4
Voor de lakens. Pak een perforator en maak nieuwe gaatjes. Plaats het document in een map en zet het vast met speciale antennes. Scheid het ene contract van het andere met een blanco A4-blad.
Stap 5
U kunt contracten ook op een andere manier indienen. Hiervoor zijn transparante bestanden nodig. Plaats elk document in een apart bestand en zet het vast in een map.
Stap 6
Bewaar niet te veel contracten in één map - ze kunnen kreuken. De map moet gemakkelijk te sluiten zijn, losse vellen mogen niet uitsteken.
Stap 7
Voor het opbergen van mappen met contracten, een aparte plank in de kast. Schrijf op de map het jaartal en de rechtspersoon die eigenaar is van de documenten. Zo vindt u indien nodig snel de juiste papieren.
Stap 8
Het is niet nodig om altijd mappen met contracten van drie jaar geleden te bewaren. Schik ze in kartonnen dozen, onderteken het jaartal en de rechtspersoon waarvoor de documenten zijn uitgegeven. Stuur de dozen naar het magazijn. Kies een droge plaats voor opslag. Vocht is schadelijk voor papier.
