In het tijdperk van computertechnologie communiceren partners steeds vaker op afstand, waarbij ze liever geen tijd verspillen aan persoonlijke ontmoetingen en onderhandelingen. Het is dan ook niet verwonderlijk dat werkcorrespondentie van niet gering belang is in het leven van een moderne manager. Het goed houden is de taak van elke kantoormedewerker.
instructies:
Stap 1
Als je op je werk moet communiceren met klanten of leveranciers, dan moet je natuurlijk vaak formele brieven schrijven. Dit is niet zo eenvoudig als het op het eerste gezicht lijkt: zakelijke correspondentie kent vele valkuilen, die omzeild moeten worden om uw reputatie als competente partner te behouden. Als het niet mogelijk is om een cursus zakelijke correspondentie te volgen, volg dan onderstaande regels.
Stap 2
De officiële brief moet worden aangetekend. Doe dit voordat u begint met het compileren en plaats het nummer in de daarvoor bestemde ruimte (meestal in de linkerbovenhoek, onder het bedrijfslogo, als die er is). Geef de geadresseerde op in de rechterbovenhoek. Begin met de titel en typ vervolgens de achternaam (of achternaam als de brief voor meer dan één persoon is bedoeld). De posities moeten in een hiërarchische volgorde worden vermeld, d.w.z. eerst komt bijvoorbeeld de directeur, dan zijn plaatsvervanger, dan de diensthoofden en afdelingen.
Vermeld bij de namen van de geadresseerden de titel en de naam van de afzender. Vergeet niet: het voorzetsel "van" wordt in dit geval niet gebruikt; dit is een van de veelgemaakte fouten! Vermeld vervolgens het onderwerp van de brief en de datum waarop deze is opgesteld. Het onderwerp van de brief moet duidelijk maken waar dit document over gaat; vermeld het duidelijk en duidelijk.
Stap 3
De tekst van de brief begint met een bezwaarschrift. Als het aan één persoon is gericht, solliciteer dan met voornaam en patroniem of, als alternatief, met achternaam: "Geachte heer Ivanov." Sta in geen geval bekendheid toe in de brief, ook niet als u persoonlijk bekend bent met de geadresseerde en een relatie met hem "op korte termijn" hebt. Onthoud dat dit een officieel document is, het moet in het archief worden opgeslagen en kan zelfs enkele jaren later in het werk worden gebruikt.
De tekst van de brief zelf moet duidelijk en begrijpelijk zijn. Verspreid geen "gedachten langs de boom", vul de brief niet met onnodige details, noem geen bekende feiten. Niets is vervelender dan tijdverspilling bij het lezen van een document, waarvan de hele betekenis in 4 zinnen zou kunnen worden samengevat, maar je moet 4 vellen lezen. Formuleer uw voorstellen kort en begrijpelijk, als u uitleg nodig heeft, plaats ze in de vorm van een bijlage en voeg deze toe aan de brief.
