Een goede opslag van documentatie voorkomt problemen bij het vinden van de juiste contracten. Na wat tijd besteed te hebben aan het deponeren van zekerheden, weet u zeker dat de benodigde zekerheden altijd veilig en wel bij de hand zijn.
instructies:
Stap 1
Om gemakkelijk het document te vinden dat u nodig hebt, maakt u een boekhoudboek. Geef het contract een nummer en vul het in dit notitieboekje in. Noteer naast het serienummer ook de datum waarop het contract is gesloten. De regel in het journaal zou er als volgt uit moeten zien: 1. Contract nr. 987DL van 23.03.2010. Geef daarnaast in de toelichting de essentie van het contract aan, indien de huisstijl van archiveren dit vereist.
Stap 2
Creëer voor elke rechtspersoon, als er meerdere in de organisatie zijn, een eigen documentenregister. Gebruik conventionele symbolen om ze aan te duiden. Voer bijvoorbeeld de contracten van LLC "Funny Pictures" in als 987ВК. En de contracten van OJSC "Murzilka" markeren 987M. Ken nummers strikt toe om verwarring te voorkomen.
Stap 3
Deponeer het contract pas in een map nadat het alle fasen van goedkeuring heeft doorlopen, is ondertekend door de algemeen directeuren van beide partijen en alle zegels zijn aangebracht. Kies hardcover binders om uw documenten veilig te bewaren. Maak voor elke rechtspersoon een aparte map aan.
Stap 4
Om het contract in de map te plaatsen, verwijdert u voorzichtig de paperclip die de vellen verbindt. Maak nieuwe gaatjes met een perforator. Plaats het document in een map en zet het vast met metalen ranken. Scheid het ene contract van het andere met een blanco A4-blad.
Stap 5
Er is een andere manier om documenten te archiveren. Koop een set transparante bestanden. Plaats elk contract in een aparte omslag en bewaar deze in een map.
Stap 6
Plaats niet te veel contracten in één map - de vellen kunnen kreuken. De binder moet gemakkelijk sluiten, zodat het papier er niet uit gluurt.
Stap 7
Leg een aparte plank op het rek voor het opbergen van mappen met documenten. Vermeld op het einde van de map het jaartal en de rechtspersoon waarvoor de contracten zijn opgesteld. Zo vind je indien nodig snel de contracten die je nodig hebt.
Stap 8
Het is niet nodig om mappen bij te houden met documenten die drie tot vier jaar geleden zijn gesloten. Stop ze in strakke kartonnen dozen, onderteken het jaartal en de juridische entiteit die eigenaar is van het contract. Stuur de pakketten naar het magazijn. Zoek een droge opslagruimte. Vocht kan effecten doden.
