Met behulp van een paar eenvoudige principes van beleefde en correcte communicatie met werknemers, vertegenwoordigers van organisaties en ambtenaren, bereikt u gemakkelijk uw doel en ontvangt u hoogwaardige en snelle services.
Nu probeert elke manager een beleid te voeren van hoogwaardige communicatie tussen zijn werknemers en hun klanten, of het nu een commerciële organisatie of een overheid is, maar deze inspanningen leveren niet altijd het gewenste resultaat op. Het komt voor dat de consument middelmatig, nalatig en soms onbeleefd wordt behandeld. Maar wij als consumenten kunnen dit voorkomen en krijgen altijd alleen hoogwaardige dienstverlening en goede service in de communicatie.
De eerste en belangrijkste regel is om beleefd te zijn en mensen aan te spreken op de toon die u wilt dat ze zijn, om contact met u op te nemen.
Daarom moet u "u" op een buitengewoon respectvolle toon aanspreken. En als je zelfverzekerd bent en oprecht glimlacht, dan zullen alle deuren voor je opengaan.
Juist vertrouwen en oprechtheid zijn hier belangrijk, want als je niet lacht, voelen de mensen om je heen je innerlijke stemming.
Ten tweede: onthoud, of beter nog, noteer de namen en functies van medewerkers met wie u langdurig zult communiceren, meer dan 1 minuut.
Dezelfde regel geldt voor telefoongesprekken, als ze je bellen, heb je het recht om het gesprek niet voort te zetten totdat je de naam van de gesprekspartner en zijn functie kent.
Deze regel zal je leven veel gemakkelijker maken als het een gewoonte wordt. Want als je je humeur verpest en ophangt, zal het erg moeilijk zijn om de gegevens van je gesprekspartner te achterhalen, aangezien er veel medewerkers in callcenters zijn en het problematisch is om erachter te komen met wie je hebt gepraat.
Waarom is het belangrijk om altijd de positie van de gesprekspartner te weten?
Ten eerste begrijp je met welke rang je te maken hebt.
Ten tweede minimaliseert het de wens van de tegenstander, tot een informele toon en zinnen.
Nadat je jezelf hebt voorgesteld, stel jezelf dan opnieuw voor, wederzijdse beleefdheid is goed.
In gevallen waarin u iemand belt of eerst een directe dialoog aangaat, is het raadzaam om u eerst voor te stellen en vervolgens de gegevens van de gesprekspartner te verduidelijken.
Als je een medewerker aanspreekt die een badge op zijn borst heeft, wees dan niet te lui om zijn naam te lezen en de persoon bij naam aan te spreken, in dit geval kun je het beroep het beste als volgt beginnen:
- Hallo Ivan Ivanovich, ik ben Vasily Petrovich…. We wachten op een teruggroet en pas daarna beginnen we onze problemen, verzoeken of eisen te investeren. Met dit begin van een gesprek zal in 98 van de honderd gevallen de communicatie prettig verlopen.
Door omstandigheden lukt dit niet altijd, en als je al een dialoog bent begonnen en je weet de naam van je tegenstander niet, en zijn toon past niet bij je, dan is dit het moment om duidelijk te maken met wie je te maken hebt de naam en functie. Als je deze informatie hebt ontvangen zonder te kibbelen, stel jezelf als reactie voor en glimlach, en zet de dialoog voort met de naam van de gesprekspartner, dit zal de groeiende spanning helpen verlichten en hem naar je toe plaatsen. Want voor ieder mens is er niets prettiger dan het geluid van zijn naam, en aangezien jij hem prettig hebt gemaakt, zal hij in de toekomst ook op een prettige toon met je communiceren, tenzij dit natuurlijk een of andere gek is, helaas zijn er genoeg psychos in onze samenleving. "We zijn niet allemaal gek, maar we zijn allemaal in paniek." En het is in ons land niet ongebruikelijk om het kwaad te saboteren, bijvoorbeeld op een koper.
Als de medewerker zich niet aan u wil voorstellen, dring dan niet aan, neem dan contact op met een van zijn collega's, zij zullen u waarschijnlijk zijn naam vertellen, en als er geen in de buurt is, onthoud dan het kantoornummer, de ramen en het tijdstip van uw contact.
In het geval dat je geen tijd had om "je mond open te doen", maar je al onbeleefd bent geweest, reageer dan niet onbeschoft op onbeschoftheid. Immers, als een hond naar je blaft, ga je niet op handen en voeten staan en blaf je ook niet terug. Neem deze situatie ook.
De tactiek van wederzijdse grofheid zal hoogstwaarschijnlijk leiden tot een nieuwe ronde van conflict: woord voor woord is al een schandaal en de provocateur zal er in de regel blij en triomfantelijk uit komen, en jij - vernederd en uitgeput. Daal daarom niet af tot het niveau van een boor.
Begrijp één ding duidelijk: onbeschoftheid is geen teken van kracht, het is een teken van zwakte.
Je kunt een automatische reactie voorkomen door op dit moment langzaam tot 10 te tellen. En dan de naam en functie van de stoute persoon te vragen. De tegenstander zal proberen weg te komen van het antwoord, zich realiserend dat de geur van gebakken, niet met hem speelt. Vraag naar het klachtenboek of contactgegevens van een bij voorkeur senior manager.
Het is beter onbeschoftheid te voorkomen dan te provoceren, omdat we soms, zonder het te beseffen, de initiatiefnemers zijn van een dergelijke houding jegens ons. Omdat de frequentie waarmee u onbeleefd bent, slechts van één indicator afhangt - uw interne en externe toestand, met andere woorden, van zelfrespect.
Als je zo'n zelfgevoel en zo'n zelfrespect hebt dat je smerig kunt worden, dan zullen er zeker jagers zijn om het te doen. En omgekeerd, als alles in orde is met je gevoel van eigenwaarde, ga je zelfstandig en met gevoel voor eigen waardigheid door het leven, dan zullen ze onbeleefd tegen je zijn, zullen ze voorzichtig zijn.
Elke dag moet je beginnen met het opbouwen van een gezond gevoel van eigenwaarde en het versterken van je mentale / emotionele en fysieke conditie.
Wanneer u een service van hoge kwaliteit heeft ontvangen, beleefd en respectvol met u heeft gecommuniceerd, wees dan niet lui om positieve feedback over een goede werknemer achter te laten, dit zal verschillende positieve effecten hebben.
Ten eerste: u wordt herinnerd en bij volgende oproepen zullen ze proberen de vaste toon van de communicatie met u aan te houden.
Ten tweede: Lof zal je gesprekspartner opvrolijken en een stimulans worden om op dezelfde manier te communiceren met alle gesprekspartners, waaronder je vrienden, buren of kinderen.
Goed komt altijd terug naar degenen die het geven.
