De beslissingen die op de algemene vergadering worden genomen, worden uiteraard vastgelegd in de notulen. Maar ze worden alleen geaccepteerd voor uitvoering als het correct is geformaliseerd. In dit geval worden de belangrijkste eisen gesteld aan de inhoud van het document en niet aan de vorm. Daarom moet bij het samenstellen speciale aandacht worden besteed aan het aangeven van de verplichte informatie. In dit geval kan onoplettendheid een bedreiging vormen voor de erkenning van de genomen beslissingen als onwettig.
Noodzakelijk
A4-papier
instructies:
Stap 1
Neem om te beginnen het briefpapier van het bedrijf dat is ontworpen voor papierwerk voor intern gebruik. Dit vereenvoudigt uw taak, zodat u de gegevens van de organisatie niet handmatig hoeft in te vullen. Als dat niet het geval is, neem dan gewone A4-vellen kantoorpapier en schrijf in de naam van de organisatie of gemeenschap en de eerste details. Geef vervolgens de plaats en tijd van de vergadering aan. Centreer de titel van het document "Minuten" en beschrijf kort het onderwerp van de vergadering eronder.
Stap 2
Begin het inleidende deel van het document door de gekozen voorzitter van de vergadering en de secretaris op te geven. Geef vervolgens een transcript van uw volledige naam en functietitel. Vermeld ook de rest van de deelnemers aan de vergadering na het woord 'Bijwonen'. Indien er een groot aantal personen is, vermeld hier hun aantal en geef een link naar de applicatie, waarin ze zullen worden vermeld. De laatste alinea van het inleidende deel is de agenda. Schrijf hier, in volgorde, alle kwesties op die in deze vergadering ter overweging worden voorgelegd.
Stap 3
Bereid het grootste deel van de notulen voor in overeenstemming met de agenda, met inachtneming van de volgorde van behandeling van onderwerpen door hun nummering in de aankondiging. Begin de beschrijving van elk item met het gedeelte "Geluisterd", waarin de namen van de sprekers staan. Geef in het gedeelte 'Sprekers' de teksten van hun berichten op. Noteer tot slot de genomen beslissingen in de paragraaf "Besloten", met vermelding van het aantal mensen dat "voor", "tegen" of "zich heeft onthouden".
Stap 4
Plaats in het laatste deel de handtekeningen van de voorzitter van de vergadering en de secretaris die de notulen opmaakt. Informeer hier naar het bijgevoegde transcript van de algemene vergadering, indien de notulen niet tijdens de vergadering zijn opgemaakt, maar later zijn opgemaakt.
