De beslissing van een vergadering is alleen rechtsgeldig indien geformaliseerd in de notulen. De notulen van oudervergaderingen, huiseigenaren- of aandeelhoudersvergaderingen verschillen natuurlijk qua inhoud, maar de eisen aan de vorm zijn altijd ongeveer hetzelfde.
Schrijf op een concept
Het is niet altijd handig om tijdens een vergadering op een computer te typen, dus de notulen kunnen eerst op een concept worden geschreven. Sommige gegevens kunnen worden ingevoerd voordat de vergadering begint. Schrijf hierboven het woord "Minuten", net eronder - de naam van de vergadering en de datum. Nog lager aan de linkerkant, schrijf het woord 'Bijgewoond'. Indien verwacht wordt dat een beslissing wordt genomen door een gekwalificeerde meerderheid of een gewone meerderheid van het rooster, geef dan aan hoeveel personen aanwezig hadden moeten zijn. Dit is bijvoorbeeld belangrijk als het gaat om een vergadering van huiseigenaren die moeten beslissen hoe het huis moet worden beheerd, geld moet worden ingezameld voor grote reparaties, enz. Schrijf hieronder je agenda. Als u van plan bent om zaken te bespreken die u nog niet kent, voeg dan het item "Diversen" toe. In sommige gevallen moet de termijn worden vermeld.
Nadat de vergadering is begonnen
Schrijf op hoeveel mensen er aanwezig zijn en hoeveel er zouden moeten zijn. Schrijf onder de agenda het woord "Geluisterd" en plaats een dubbele punt. Schrijf punt voor punt de vragen, de namen van de sprekers en een samenvatting van de toespraken op. Sprekers kan worden gevraagd om hun toespraken vooraf in te dienen. Noteer op de notulen de vragen die aan elke presentator zijn gesteld en de antwoorden. Wat betreft de oplossingen, deze kunnen na elke vraag of als een enkel blok onderaan het protocol worden ingevoerd. Vergeet niet aan te geven hoeveel mensen "voor", "tegen", hoeveel mensen zich onthielden. Schrijf onder de besluiten de namen van de voorzitter en secretaris en zet de datum. In sommige gevallen is het verplicht om de namen van alle leden van het presidium te vermelden.
Typ tekst op de computer
Bij het typen op een computer bewerkt de secretaresse de tekst meestal. Probeer het zo te bewerken dat het de betekenis niet verbreekt. Dit geldt met name voor besluiten. Er is geen uniform formulier voor de registratie van protocollen, maar meestal gelden de volgende regels:
- de tekst is getypt in 14 puntsgrootte met een of anderhalve intervallen;
- uitlijning van de hoofdtekst - aan beide zijden;
- titeluitlijning - gecentreerd, aantal aanwezigen - rechts;
- alinea's beginnen met een rode lijn.
Typ de tekst, vergeet niet ruimte te laten voor de handtekeningen van de voorzitter en secretaris, en zet ook transcripties van de handtekeningen. Zet de datum onderaan. Print de notulen uit en laat ze ondertekenen door de voorzitter en secretaris. Er zijn gevallen waarin een vergadering bij verstek wordt gehouden. In dit geval zijn de teksten van de toespraken niet geschreven. De rest van het protocol is op dezelfde manier opgesteld.
