Voor het bijhouden van persoonsgegevens van werknemers maken sommige werkgevers gebruik van zogenaamde persoonsbestanden. Volgens artikel 85 van de arbeidswet moeten personeelsmedewerkers informatie over elke werknemer ontvangen, opslaan en combineren. Hiervoor is het raadzaam om dergelijke persoonlijke bestanden te gebruiken. Wat is de volgorde van hun registratie?
instructies:
Stap 1
Ten eerste moet worden verduidelijkt dat het beheer van persoonlijke bestanden geen verplicht document is voor organisaties, maar als u besluit het te gebruiken, moet u zich laten leiden door de regels van kantoorwerk.
Stap 2
Wanneer een werknemer wordt aangenomen, geeft de manager een bestelling (instructie) in het formulier nr. T-1. Genereer op basis van dit document een persoonlijke kaart voor een nieuwe medewerker (formulier nr. T-2).
Stap 3
Om dit formulier in te vullen, hebt u de volgende documenten nodig: paspoort, werkboek, bewijs van inschrijving (TIN), verzekeringsbewijs, militair identiteitsbewijs (indien aanwezig), certificaat of diploma en andere documenten, bijvoorbeeld voor een bestuurder - een rijbewijs, voor koks - een medisch boek, enz.
Stap 4
Maak kopieën van alle bovenstaande documenten en berg ze op in een persoonlijk dossier in chronologische volgorde. Dit archief wordt bewaard op de personeelsafdeling of op de boekhoudafdeling, eventuele wijzigingen worden alleen door verantwoordelijke personen aangebracht. Maar houd er rekening mee dat het werkboek niet in het persoonlijk dossier zit, het moet apart worden opgeborgen in een kluis of achter slot en grendel. Bij afzonderlijke beschikking worden verantwoordelijken voor de veiligheid van deze documenten aangesteld.
Stap 5
Maak een lijst van alle documenten in de inventaris, breng wijzigingen aan in de speciale kolom "Bijlagen". Het bevat ook de serienummers van de documenten, het aantal vellen van elk van hen en de datum van ontvangst.
Stap 6
Enkele documenten uit het persoonsdossier zijn een vragenlijst, een autobiografie, schriftelijke toelichtingen en eventuele verklaringen. Bedenk dat het archief niet aan de medewerker zelf wordt overgedragen en zelfs indien nodig kan de medewerker het persoonlijk dossier alleen inzien in aanwezigheid van de verantwoordelijke.
Stap 7
Nadat de casus is gevormd, vult u het voorblad in. Schrijf hiervoor in het midden het serienummer van dit archief, de naam van de organisatie, de functie van de medewerker en zijn volledige naam.
