Het bijhouden van speciale documentatie is een integraal onderdeel van de personeelsafdeling van een onderneming. Tegelijkertijd is voor elke medewerker een persoonlijk dossier verplicht. In de toekomst worden persoonlijke bestanden gearchiveerd in speciale mappen.
Noodzakelijk
- - persoonlijke documenten van de werknemer;
- - lijst van documenten;
- - een map voor een persoonlijk dossier.
instructies:
Stap 1
Start direct na indiensttreding met het registreren van een persoonlijk dossier van een medewerker. Er is geen uniform formulier voor het indienen van een zaak, dus u kunt deze zelf ontwikkelen. Maak indien nodig kopieën van het paspoort van de werknemer, het certificaat van de pensioenverzekering, het TIN-certificaat en andere persoonlijke documenten, zoals een medische verklaring en een rijbewijs.
Stap 2
Ontwerp een omslag voor uw persoonlijk dossier. Vermeld de naam van uw organisatie in overeenstemming met de samenstellende documenten, vermeld het serienummer van de zaak en de datum van voorbereiding. U kunt ook de duur van de arbeidsovereenkomst met de werknemer opschrijven. Laat ruimte voor notities over ontslag, overplaatsing etc. Plaats in het midden van de omslag de achternaam, voornaam en patroniem van de werknemer voluit, zijn functie.
Stap 3
Op de eerste pagina van het persoonlijk dossier moet een inventaris van de beschikbare documenten van de werknemer staan. Het is het beste om de inventaris in elektronische vorm op te stellen. Vermeld zeker de naam van de bevoegde medewerker en de datum van de inventarisatie. Informatie over de beschikbare documenten kan in de vorm van een tabel worden geplaatst, waarbij het aantal van elk ervan wordt genoteerd en de nodige aantekeningen worden gemaakt. Onderaan de inventaris moeten de handtekeningen staan van de samensteller en de medewerker voor wie het persoonsdossier wordt samengesteld. Voeg kopieën van bestaande documenten toe achter de lijst. Daarna volgen alle papieren die met de workflow te maken hebben, bijvoorbeeld een vakantieopdracht, afspraken over wijzigingen in de arbeidsovereenkomst, etc.
Stap 4
Bewaar uw persoonlijk dossier in de archiefmap. Deze documenten moeten worden bewaard door een personeelsspecialist of directeur van het bedrijf met beperkte toegang tot gegevens. Werknemers kunnen in overleg met de manager en onder een persoonlijk ontvangstbewijs alle documenten in een persoonlijk dossier ontvangen. Bij ontslag of overplaatsing van een werknemer wordt het persoonsdossier overgebracht naar een speciaal archief over voormalige werknemers van het bedrijf.
