De efficiëntie van het werk van een hele afdeling of divisie hangt af van hoe rationeel de activiteiten van de manager zijn georganiseerd. Ongeacht de specialisatie en kenmerken van de productie, zijn er verschillende punten waaraan moet worden gewerkt.
instructies:
Stap 1
Besteed aandacht aan de organisatie van de werkplek van de manager. Voor normaal werk heb je een comfortabele tafel en stoel nodig, een computer met daarop geïnstalleerde software. U hebt ook een telefoon nodig met toegang tot interne en externe lijnen. Een printer, kopieerapparaat en andere kantoorapparatuur zijn nodig in gevallen waarin het werk van een manager gepaard gaat met een grote hoeveelheid documentatie.
Stap 2
Het is noodzakelijk om de werknemer te voorzien van kantoorbenodigdheden. Dit kan een dagboek zijn, meerdere sets papier (schrijven, zelfklevend, etc.), pennen, rekenmachines, etc. Om snel en efficiënt met documentatie en correspondentie te kunnen werken, is het noodzakelijk om na te denken over de manier van bewaren van papieren - per categorie, op alfabetische volgorde, op urgentie, etc. De archiefkast moet uit meerdere planken bestaan en de documentmappen moeten zo nodig worden gestructureerd en gecatalogiseerd. Dringende correspondentie kan op het bureaublad worden bewaard in een speciaal bakje.
Stap 3
Het is noodzakelijk om te leren telefoongesprekken zo efficiënt en snel mogelijk te voeren. Om dit te doen, moet de manager een helpdesk hebben - alle benodigde telefoons moeten altijd bij de hand zijn (het is handig om hiervoor een computer te gebruiken, waar alle aanvullende informatie over contacten wordt opgeslagen). Voordat u belt, moet u het plannen, het onderwerp evalueren, vragen opschrijven. Bespaart de manager tijd door gesprekken door te schakelen naar de secretaresse.
Stap 4
Speciale aandacht moet worden besteed aan de voorbereiding van vergaderingen die door de manager worden gehouden - het aantal mensen mag niet groter zijn dan 10, er moeten notulen worden bijgehouden, de duur van de vergadering moet duidelijk worden gedefinieerd.
Stap 5
De principes van timemanagement zijn van toepassing op de organisatie van de activiteiten van een manager op elk niveau. Een zorgvuldige planning van de werkdag, waarbij alle evenementen per minuut worden gepland, zal een aanzienlijke hoeveelheid tijd besparen en hoge resultaten opleveren.
Stap 6
Een manager moet goed kunnen praten, dus het bijwonen van verschillende seminars, trainingen en cursussen zal niet alleen zijn horizon verbreden, maar hem ook helpen om het belangrijkste in zijn toespraak te benadrukken. Kennis van psychologie stelt de manager in staat om snel een gemeenschappelijke taal te vinden met ondergeschikten en collega's.
