Wanneer een medewerker vraagt om het originele werkboek te overhandigen, kan een medewerker van de personeelsafdeling in een lastige situatie terecht komen. Uitgeven of niet uitgeven? En als u het uitgeeft, hoe regelt u het dan en wie is verantwoordelijk als het document verloren gaat?
instructies:
Stap 1
Conform de bij de wet gestelde regels is het verstrekken van werkboeken aan medewerkers niet toegestaan. Een werknemer kan zijn werkboek slechts in twee gevallen ontvangen: op de dag van ontslag of bij overplaatsing naar een andere functie in een andere organisatie.
Stap 2
De werkgever is volledig verantwoordelijk voor het bijhouden en bewaken van werkboeken: hij is verplicht deze volgens de geldende regels in te voeren, geschikte bewaarcondities te creëren (in een kluis), een werkboek bij te houden, enzovoort.
Stap 3
Artikel 62 van de arbeidswet van de Russische Federatie bepaalt dat de werkgever verplicht is om, op schriftelijk verzoek van de werknemer, een gewaarmerkte kopie (of uittreksel) van het werkboek niet later dan drie dagen na de datum van de aanvraag af te geven.
Stap 4
In de meeste gevallen is een fotokopie uit een werkboek voldoende voor externe organisaties, maar er kunnen situaties ontstaan waarin zij de overlegging van het origineel kunnen vereisen (vaak ontstaat een dergelijk conflict bij het verwerken van documenten in het Pensioenfonds). Als u een werknemer zijn werkboek tegen kwitantie afgeeft, blijft de verantwoordelijkheid bij de werkgever.
Stap 5
In dit geval is het aan te raden om het originele werkboek direct naar het Pensioenfonds te sturen (en niet via de werknemer over te dragen). In dit geval is het noodzakelijk om van de werknemer van het fonds een ontvangstbewijs te nemen dat bevestigt dat het werkboek van de werknemer aan hem is overgedragen.
Stap 6
In bepaalde situaties kan een externe organisatie een fotokopie van een werkboek regelen, niet gewaarmerkt door de werkgever, maar door een notaris. Een medewerker van de personeelsafdeling kan met de medewerker onderhandelen over de voorwaarden waaronder de organisatie betaalt voor de diensten van een notaris voor certificering, en de medewerker vergoedt vervolgens de kosten van deze diensten. Maar ook in dit geval is het niet een medewerker die een kopie van een werkboek moet waarmaken (dat wil zeggen aanwezig zijn bij een notaris), maar een medewerker van de personeelsafdeling.
