Een PR-manager moet goed op de hoogte zijn van zijn werk. Dit verklaart de noodzaak om archieven bij te houden van belangrijke informatie, die persdossiers of mediadossiers worden genoemd.
PR manager archief
Van alle belangrijke nieuwsberichten, personen en gebeurtenissen die direct of indirect de reputatie van de organisatie raken, wordt een persdossier verzameld.
Het is optimaal om archiefkasten gescheiden te houden volgens:
- reguliere en eenmalige evenementen: tentoonstellingen, seminars, rondetafelgesprekken, vergaderingen en zakendiners;
- sleutelfiguren, opinieleiders, bondgenoten van de positie van de organisatie en haar tegenstanders;
- onderwerpen die regelmatig door de PR-dienst worden behandeld. Het is belangrijk om niet alleen het eigen materiaal van de organisatie te verzamelen, maar ook reacties van het publiek, redactioneel materiaal, commentaar van experts, enz.
- industriemedia en journalisten.
Een persdossier moet, zoals elk archief, een dynamische informatiebank zijn waarin informatie regelmatig wordt bijgewerkt en verse informatie nauwgezet wordt verzameld.
Verzameltechniek
Aan de technische kant kan het persdossier worden gedrukt of elektronisch. Om het werk aan het persdossier te minimaliseren, is het meestal toegestaan om beide complementaire archiefopties te hebben.
Het persdossier bevat publicaties in de media, eigen materiaal van PR-service. Voor personen worden biografieën, foto's, persoonsgegevens (met toestemming van de persoon), persoonlijke contactgegevens en telefoons van assistenten gebruikt. Het is belangrijk om het persdossier voor de evenementen samen te stellen uit de programma's van het evenement, resoluties, hand-outs van deelnemers en contacten van de organisatoren.
Een speciale plaats in het persdossier wordt ingenomen door informatie over de media en journalisten. Een PR-specialist moet een gedetailleerde beschrijving maken van elk gespecialiseerd medium, ongeacht of de organisatie momenteel contact heeft met de redactie of niet. De onbewerkte gegevens moeten informatie bevatten over de verspreiding (als het een gedrukte publicatie is), aanwezigheid (voor internetbronnen), informatie over de oprichters, de CEO, de redacteur en branchejournalisten.
De geboortedata van alle mediapartners, ongeacht hun positie in de redactionele hiërarchie, zullen nooit overbodig zijn. Een gewone medewerker en het hoofd van een mediabedrijf zullen net zo blij zijn als de PR-service van een vriendelijke organisatie hen feliciteert met een kleine ansichtkaart of een weelderige bos bloemen. Informatie over journalisten blijft het beste beperkt tot de informatiecompetentie van de organisatie. Indien de PR-dienst voor de voorbereiding van het materiaal een analist van de organisatie heeft opgesteld en aan de correspondent heeft overhandigd, dient u hierover een markering in het persdossier achter te laten. Dit maakt het gemakkelijker om het startpunt van bewustwording te kennen bij collega's met herhaald contact.
De invulling van het persdossier is direct gerelateerd aan de mate waarin de PR-dienst de media zorgvuldig analyseert. Zodra er een nieuw artikel verschijnt over een onderwerp dat dicht bij de activiteiten van de organisatie van de PR-manager ligt, moet dit in het persdossier worden opgenomen. Je moet het ook doen met videoverhalen, auteurscolumns, records van gezaghebbende bloggers en andere informatie.
Toegang tot persdossier
Als een persdossier over een lange periode wordt gevormd, komt er niet zelden, naast informatie uit open bronnen, een zogenaamde insider in voor. Voorkennis wordt meestal informatie genoemd die is ontvangen van niet-officiële bronnen die nog niet publiekelijk zijn bevestigd. Officiële vertegenwoordigers van organisaties kunnen dergelijke informatie lange tijd in de status 'geen commentaar' houden, daarom moet de PR-manager eenmaal in het persdossier onthouden dat de toegang tot het archief voor derden moet worden beperkt.
Een andere prikkel om de toegang tot persdossiers te beperken zijn persoonsgegevens, die vaak worden aangevuld met informatie over personen. Het is belangrijk om hier rekening mee te houden bij contact met andere medewerkers van de organisatie, PR-specialisten van andere organisaties en andere geïnteresseerden. Het persdossier is primair ontwikkeld voor intern gebruik van de organisatie.
Dit verklaart ook de noodzaak om extra beveiligingssystemen te installeren om informatielekken te voorkomen. Het is belangrijk om papieren materialen in mappen te verzamelen, waarvan de toegang strikt moet worden beperkt. Elektronische databases moeten op verzoek beschikbaar zijn voor medewerkers van de PR-afdeling - voor het management van de organisatie, maar gesloten voor een breed scala aan bedrijfsinformatie.
