In sommige organisaties zijn er momenten waarop de hoofdaccountant om welke reden dan ook vertrekt. Dan huurt de manager een nieuwe in. Uiteraard moet een nieuwe medewerker voor aanvang van de werkzaamheden de documenten accepteren. De volgorde van deze procedure is nergens vastgelegd, maar toch moet voorzichtigheid worden betracht. Hoe kunt u de documentatie accepteren zonder uzelf schade te berokkenen?
instructies:
Stap 1
Eerst moet u informatie krijgen over wie de documenten zal overhandigen. Er zijn gevallen dat de hoofdaccountant niet meer op de werkplek is, dan moet alles van het hoofd of de plaatsvervangend hoofdaccountant worden afgenomen. Bij afwezigheid van een eerder werkende medewerker heeft u het recht om het acceptatiecertificaat niet te ondertekenen. Het is in welke vorm dan ook samengesteld.
Stap 2
Daarna moet het hoofd van de onderneming een opdracht geven voor de benoeming van een nieuwe hoofdaccountant. In de opdracht moet ook worden vermeld vanaf wanneer u de functie van hoofdaccountant opneemt, bijvoorbeeld tekenrecht, etc.
Stap 3
Je moet ook de gegevens in de computer leren kennen, sommige vergelijken met papieren dragers, bijvoorbeeld met een verkoopboek. Maak daarna duidelijk welke gegevens u moet invullen.
Stap 4
Soms komt het voor dat er wel wat gegevens in de computerdatabase staan, maar op papier totaal anders. De balans wordt volledig vanaf het "plafond" samengesteld. In dit geval moet dit alles met de beheerder worden besproken, omdat het herstellen van de basis een zeer tijdrovend en kostbaar proces is. Zou je baas akkoord gaan om je hiervoor een bonus te betalen? In ieder geval is het noodzakelijk om te waarschuwen voor mogelijke problemen met de belastingdienst, anders kunnen alle "bigwigs" op je af vliegen.
Stap 5
Een uitstekende oplossing zou zijn als, voordat de hoofdaccountant stopt, een audit wordt goedgekeurd, maar managers hebben in de regel geen haast om het uit te voeren.
Stap 6
Het document dat wordt gebruikt bij de overdracht van zaken is de handeling van aanvaarding en overdracht. Het registreert alle namen van documenten, het aantal mappen, registers, tijdschriften, de staat van de database in de computer en andere.
Stap 7
Als de campagne groot is en een hele staf van accountants heeft, is het ongepast om absoluut alle documenten over te dragen, bijvoorbeeld als er een accountant is die zich alleen met salarissen bezighoudt, dan is het niet de moeite waard om betalingsdocumentatie over te dragen.
Stap 8
De taken van de hoofdaccountant zijn het bijhouden van management-, belasting- en boekhoudkundige gegevens en het indienen van rapporten. Hieruit volgt dat het noodzakelijk is om alleen die documenten over te dragen die onder de verantwoordelijkheid van de hoofdaccountant vallen. Voor uw eigen gemoedsrust kunt u zich natuurlijk als het ware vertrouwd maken met andere documenten.
Stap 9
U moet er ook zeker van zijn dat u vertrouwd raakt met het onderhoud van de monetaire basis, dat wil zeggen, controleer de gegevens, zorg ervoor dat deze beschikbaar zijn en bekijk de staat van het chequeboek, de lopende rekening. Naast accountants moet de kassier de handeling ondertekenen voor het ontvangen en verzenden van documenten over geldtransacties.
Stap 10
Alle documenten van de laatste 5 jaar moeten worden geaccepteerd. In het geval dat de organisatie gedurende 3 jaar geen controle ter plaatse heeft uitgevoerd, dient u de documenten van deze periode uiterst zorgvuldig te controleren. Als er fouten worden gevonden, corrigeer deze, indien nodig, dien geactualiseerde aangiften in. Maar doe dit allemaal door het hoofd van de organisatie op de hoogte te stellen van de situatie.
