De werkgever kan op verschillende manieren kennismaken met het vakantierooster van zijn werknemers. Meestal geven personeelsdiensten een speciaal kennisblad uit of vullen ze de laatste kolom in het document zelf in.
Een van de verantwoordelijkheden van elke werkgever is het tijdig vertrouwd maken van werknemers met lokale wetten die in het bedrijf worden uitgevaardigd en direct verband houden met hun activiteiten. Het niet nakomen van deze verplichting kan leiden tot administratieve aansprakelijkheid, maar ook tot extra problemen in de relaties met werknemers. Daarom stellen managers en personeelsdiensten van ondernemingen werknemers op de hoogte van dergelijke documenten tegen ondertekening, wat ook is vastgelegd in de arbeidswetgeving. Een van de lokale wetten van het aangewezen type is het vakantierooster van de werknemer, waarvoor twee methoden kunnen worden gebruikt: het opstellen van een apart kennismakingsblad of het direct op het rooster zelf verzamelen van handtekeningen van werknemers.
Opstellen van een medewerkersintroductiefiche
Het maken van een apart document, een bekendenlijst genaamd, is een universele manier om informatie over het vakantieschema aan werknemers te communiceren. Dit type melding wordt door de meeste organisaties gebruikt en de belangrijkste taak van het kennisblad is het verkrijgen van een schriftelijke bevestiging van medewerkers dat zij het document hebben gelezen. Daarom kan dit document in elke vorm worden opgesteld, maar het moet de details van het vakantierooster voor het overeenkomstige kalenderjaar vermelden, evenals de namen van werknemers, en hun persoonlijke handtekeningen verzamelen. Achternamen en handtekeningen worden meestal in de vorm van een tabel geplaatst, wat de organisatie van de procedure voor het vertrouwd maken met lokale wetten vereenvoudigt.
Handtekeningen verzamelen van werknemers op het vakantierooster
Sommige HR-afdelingen verzamelen bij voorkeur handtekeningen van medewerkers over bekendheid met het vakantierooster direct op dit document. De vorm van het vakantieschema is uniform, maar om de werknemer op de hoogte te stellen, wordt vaak de laatste niet-opgeëiste kolom van dit document, die "Opmerking" wordt genoemd, gebruikt. Aangezien alle gegevens van elke werknemer in het rooster, evenals de begin- en einddatum van zijn vakantie in het volgende kalenderjaar in deze lokale wet al zijn uitgesplitst in afzonderlijke regels, is de persoonlijke handtekening in de laatste kolom van de bijbehorende line bevestigt automatisch dat de medewerker bekend is met het document. Deze manier om informatie over te brengen is nergens verboden, maar wordt relatief weinig gebruikt.
