Een teamoverleg kan een effectieve manier zijn om verschillende werksituaties te analyseren, ook conflictsituaties. Het bespreekt in het openbaar controversiële kwesties en neemt beslissingen die bindend zijn voor elke werknemer. Aan de collectieve vergadering gaat veel voorbereidend werk vooraf.
instructies:
Stap 1
Formuleer het hoofdonderwerp van de bijeenkomst. Over één actueel onderwerp wordt in de regel een collectieve vergadering gehouden. Dit kan bijvoorbeeld een analyse zijn van het werk van de organisatie voor het jaar of de overgang naar werktijdverkorting.
Stap 2
Denk na over je agenda. De punten zullen specifieke kwesties zijn die moeten worden besproken. Er moeten er minstens twee en niet meer dan vijf zijn. Rangschik de vragen in volgorde van afnemend belang. Als het onderwerp van de vergadering nogal breed is, zet u “Diversen” als laatste punt op de agenda. Hier kunt u een beetje afwijken van het hoofdonderwerp en kleine problemen bespreken die op dit moment voor het team van belang zijn.
Stap 3
Sprekers voorbereiden. Een competente medewerker, wiens mening in het team als gezaghebbend wordt beschouwd, moet het woord voeren over elk punt op de agenda van de vergadering. Waarschuw hem 1-2 weken van tevoren voor het komende rapport, zodat de persoon rustig over zijn bericht kan nadenken. Praat 2-3 dagen voor de vergadering met elke spreker, zorg ervoor dat de tekst van zijn toespraak klaar is en overeenkomt met het vermelde onderwerp.
Stap 4
Bereid de vergaderruimte voor. Het is fijn als uw organisatie een aula of andere vergaderruimte heeft. Gebruik anders de grootst mogelijke ruimte. Op de dag van de vergadering moeten er voldoende stoelen zijn geïnstalleerd en een projector, computer en microfoon zijn aangesloten en opgesteld, indien aanwezig. Ook kunt u vooraf voor elke deelnemer aan de vergadering speciale mappen met te bespreken documenten regelen.
Stap 5
Breng alle medewerkers op de hoogte van de datum, tijd en locatie van de vergadering. Gebruik een van de traditionele methoden: plaats informatie op een prikbord, stuur een e-mail, bel de hoofden van structurele afdelingen, praat persoonlijk met elke medewerker. Uw keuze hangt af van de traditie van het bedrijf en het aantal medewerkers.
Stap 6
Registreer deelnemers voordat u de vergadering start. Deze lijst voegt u later toe aan het protocol. Zorg ervoor dat u de vergadering start op het tijdstip dat is gepland en aangekondigd voor werknemers. Wacht niet op laatkomers, toon het belang en de ernst van het evenement.
Stap 7
Kondig het hoofdonderwerp van de vergadering aan en de onderwerpen die daar aan de orde zullen komen. Vraag het team om een voorzitter en secretaris voor de vergadering te kiezen. In de regel wordt het hoofd van de organisatie of zijn plaatsvervanger tot voorzitter gekozen en de griffier of officemanager tot secretaris. De voorzitter leidt de vergadering, handhaaft de orde en volgt de regels. Tot de taken van de secretaris behoort onder meer het bijhouden van een gedetailleerd protocol: het opnemen van de toespraken van de sprekers, vragen aan hen, discussies en voorstellen.
Stap 8
Houd u aan de vastgestelde spreektijdlijn, anders loopt uw vergadering het risico door te slepen tot middernacht en geen enkele beslissing te nemen. In de regel hebben keynote-sprekers 15-20 minuten tot hun beschikking, maar niet meer dan 30. Medesprekers over secundaire onderwerpen moeten binnen 10-15 minuten aanwezig zijn. De toespraak van een deelnemer uit het publiek is beperkt tot 2-3 minuten. U kunt een vraag maximaal 5 minuten beantwoorden. Als de tijd wordt overschreden, wees dan stevig aan de regels herinnerd.
Stap 9
Nadat de agenda van de vergadering is vastgesteld en iedereen een toespraak heeft gehouden, vat u de vergadering kort samen. Als er belangrijke beslissingen zijn genomen, moet hun concept aan alle aanwezigen worden voorgelezen.
Stap 10
Binnen twee dagen na de vergadering maakt u de definitieve versie van de notulen en de genomen besluiten. De notulen moeten worden goedgekeurd en ondertekend door de voorzitter van de vergadering. Breng de beslissingen en de deadlines voor de uitvoering ervan onder de aandacht van alle medewerkers die ze moeten uitvoeren.
