Een planningsvergadering bij elk bedrijf is in feite een bespreking van de huidige productietaken, een rapport over de verrichte werkzaamheden voor de huidige periode, een bespreking van noodgevallen. De planningsvergadering moet worden bijgewoond door senior afdelingshoofden en het hoofd of plaatsvervangend hoofd van de onderneming.
instructies:
Stap 1
Begin de vergadering door de voltooiing van de taken tijdens de vorige vergadering te bespreken. De afdelingshoofden moeten op hun beurt verslag uitbrengen over de verrichte werkzaamheden, over de onvoorziene moeilijkheden die zich hebben voorgedaan en over de bruikbaarheid van de uitrusting die nodig is om de toegewezen taken uit te voeren.
Stap 2
De volgende fase van de planningsvergadering is het bespreken van noodsituaties en buitengewone incidenten in de onderneming. Dit onderwerp wordt per afdeling afzonderlijk besproken en er worden voorstellen gedaan voor methoden om deze situaties te elimineren.
Stap 3
Het onderwerp bonussen en incentives voor medewerkers komt aan de orde. Het bedrag aan bonussen wordt per structurele eenheid bepaald op basis van de resultaten van de rapportagewerkzaamheden die gedurende een bepaalde periode zijn verricht. Elk hoofd van een structurele eenheid bepaalt zelf hoeveel bezoldiging elke werknemer krijgt.
Stap 4
Vervolgens komt het hoofd of plaatsvervangend hoofd van de onderneming aan het woord. De huidige taken worden bepaald voor de volgende periode, er wordt een evaluatie gegeven van het werk van elke structurele eenheid en er worden aanbevelingen gegeven om de kwaliteit en kwantiteit van het werk te verbeteren. Er worden berispingen en waarschuwingen gegeven voor niet-uitvoering van het werk en voor prestaties van slechte kwaliteit.
Stap 5
Alles wat op de planningsvergadering wordt gezegd, wordt in een apart protocol vastgelegd en door elk hoofd van de structurele eenheid uiteengezet.
Stap 6
Plannen en taken voor de huidige periode worden in een aparte regel in de leidersnota en de vergadernotulen opgenomen.
Stap 7
Aan het einde van de planningsvergadering wenst het hoofd van de onderneming iedereen succes en stelt hij de datum en tijd vast voor de volgende vergadering.
Stap 8
Sommige ondernemingen stellen geen data en tijden vast voor het plannen van vergaderingen. Ze zijn strikt gedefinieerd in het charter van het bedrijf.
