De inhoud en uitvoering van documenten en zakelijke documenten die de activiteiten van een onderneming of organisatie vergezellen, worden geregeld door de relevante documenten en staatsnormen. Een begeleidende brief verwijst naar zakelijke documenten, dus deze moet voldoen aan de ontwerpvereisten die zijn vastgesteld door GOST R 6.30-2003.
instructies:
Stap 1
Een begeleidende brief wordt op dezelfde manier opgesteld als een gewone. Schrijf het op het briefhoofd van uw bedrijf, dat de volledige naam, het postadres, de details, het e-mailadres, de contactfax en het telefoonnummer bevat.
Stap 2
Vermeld in de rechterbovenhoek de geadresseerde van de brief, zijn achternaam en voorletters, de ingenomen functie, de organisatie, het adres en vergeet niet de index van de nederzetting waar deze zich bevindt.
Stap 3
In de onderwerpregel van de brief kunt u "Begeleidende brief bij de doorgestuurde documentatie" aangeven, u hoeft de kop van de brief niet te maken. Begin het met het traditionele adres: "Beste …!". Schrijf vervolgens de standaardzin "We sturen u …" en vermeld de algemene naam van het pakket documenten waaraan u deze begeleidende brief toevoegt. Geef zo nodig aan onder welke overeenkomsten of verzoeken deze documentatie wordt verzonden.
Stap 4
Een begeleidende brief kan ook worden gebruikt voor reguliere zakelijke correspondentie. Als u een aanvullend bericht voor deze geadresseerde heeft, kunt u dat in de tweede en derde alinea schrijven.
Stap 5
Schrijf het woord "Bijlage:" of "Bijlagen:", afhankelijk van het aantal documenten dat bij deze brief wordt gevoegd. Als het document in het enkelvoud is, geef dan na de dubbele punt de naam aan op hoeveel vellen van het document en in hoeveel exemplaren het wordt verzonden.
Stap 6
Als er meerdere documenten zijn, moet hun lijst worden opgesteld als een genummerde lijst, elk nummer moet op een nieuwe regel worden geschreven. Geef na het cijfer van het nummer de naam van het document, het aantal vellen en kopieën aan.
Stap 7
Onderteken de brief door de ambtenaar die bevoegd is om dergelijke brieven te ondertekenen, zet zijn handtekening en certificeer met het zegel van de onderneming.
Stap 8
Vermeld onderaan de uitvoerder van deze begeleidende brief, zijn achternaam, initialen en telefoonnummer.
