Als u een brief niet naar één persoon wilt sturen, maar naar meerdere leden van uw werkteam, moet de inhoud van de brief enigszins afwijken van de gebruikelijke. Vergeet ook niet om de regels van zakelijke correspondentie te volgen.
instructies:
Stap 1
Maak een lijst van collega's die u in uw mailinglijst wilt opnemen. Controleer of alle geadresseerden relevant zijn voor het huidige probleem. Omgekeerd kun je een persoon die ergens van op de hoogte moet zijn met zijn brief overslaan. Bestudeer de kring van belanghebbenden. Bepaal welke medewerker u in het veld "Geadresseerde" plaatst en wie in het veld "Cc". Gewoonlijk worden de directe uitvoerders in de kolom "Geadresseerde" geschreven en degenen die het proces beheersen of er indirect aan deelnemen, en ook gewoon een geïnteresseerde medewerker zijn, in het veld "Kopiëren".
Stap 2
Denk na over hoe u de namen van de ontvangers kunt ordenen. Het wordt voor u een stuk makkelijker als uw bedrijf hieromtrent specifieke regels heeft. Anders kan hun volgorde op verschillende manieren worden bepaald. Zet bijvoorbeeld hun achternaam in alfabetische volgorde. Het anciënniteitsbeginsel kan worden gebruikt. Het is beter om een brief van de secretaris te zoeken die aan verschillende ontvangers is gericht en te zien hoe hij het doet. Hoogstwaarschijnlijk is dit de onuitgesproken standaard van uw bedrijf.
Stap 3
Geef het onderwerp van het bericht aan. Het moet een korte weergave zijn van de inhoud ervan. Ga daarna naar de hoofdtekst van de brief. Volg de regels van zakelijke correspondentie. Zeg beleefd hallo tegen het team en ga verder met het onderwerp.
Stap 4
Schrijf alleen op de zaak. Mis geen belangrijke details, maar verdun het "water" ook niet. Waardeer de tijd van uw collega's. Als u, om de essentie van uw bericht beter te begrijpen, op de hoogte moet zijn van andere correspondentie, plaats dan citaten onderaan de brief. Vergeet niet afscheid te nemen en wens iedereen een productieve werkdag toe.
