Wetenschappelijke conferenties verschillen in hun focus en reikwijdte. Als we een instituut nemen, kunnen dergelijke evenementen minstens elke week worden gehouden, maar alleen in het kader van deze organisatie. Maar voor belangrijkere gebeurtenissen is er een stapsgewijs algoritme waarbij je met veel details rekening moet houden.
Noodzakelijk
- - plan;
- - terrein;
- - schrijfgerei;
- - affiches;
- - multimedia-apparatuur;
- - microfoons;
- - hand-outs;
- - tafels en stoelen;
- - tafelkleden;
- - mappen met documenten;
- - drinkwater en bekers.
instructies:
Stap 1
Bepaal het onderwerp van de conferentie. Om uw wetenschappelijke bijeenkomst tot een succes te maken, moet u over het algemeen goed nadenken over het hoofdidee van de conferentie. Het onderwerp moet relevant en laconiek zijn en niet alleen interessant zijn voor de sprekers, maar ook voor het publiek. Bij dergelijke evenementen gaat het immers om het belang van beide partijen. Dus breng een college van gelijkgestemde mensen bij elkaar om met een kort, bruikbaar onderwerp te komen.
Stap 2
Breng alle deelnemers vooraf op de hoogte. Ook het succes van dit soort congressen wordt bepaald door de aanwezigheid van hooggeplaatste gasten in de wetenschappelijke wereld. Het hangt natuurlijk allemaal af van de grootte van uw congres. Hoe dan ook, hoe meer vooraanstaande gasten u bezoeken, hoe interessanter het zal zijn om deze bijeenkomst te houden. Regel dit in een paar maanden, of zelfs een jaar voor de opening van de bijeenkomst! Stuur schriftelijke uitnodigingen naar alle gasten.
Stap 3
Maak een duidelijk, stapsgewijs vergaderplan. Begin nu met het plannen van het hele evenement. Verzamel je gelijkgestemde mensen weer en bedenk tot op de minuut nauwkeurig wanneer en wat er moet gebeuren. Vermeld alle activiteiten, aanwezigen en tijden in een kolom. Vergeet niet om korte pauzes te nemen tijdens de conferentie: er zouden er 2-3 moeten zijn, niet meer. Controleer het meerdere keren en breng aanpassingen aan.
Stap 4
Verdeel de verantwoordelijkheden over alle assistenten. Zodra u een duidelijk plan voor de conferentie heeft, verdeelt u alle voorbereidende activiteiten over het personeel en de organisatoren. Zorg dat alles op tijd klaar is.
Stap 5
Verzorgen van informatie- en middelentraining. Overweeg welke hand-outs u nodig heeft voor conferentiedeelnemers en aanwezigen. Dit kunnen boekjes, afdrukken, mappen, microfoons, pennen, enz. Zorg dat iedereen zich op zijn gemak voelt en profiteer van het evenement.
Stap 6
Organiseer de kamer. Een geslaagd evenement kan niet zonder een goed verlichte zaal. Het hangt natuurlijk allemaal af van het aantal kijkers. Het is belangrijk dat de ruimte ruim en bevorderlijk is om te werken. Bereid vooraf het benodigde aantal zitplaatsen en reservestoelen voor. Reinig de vloer, ramen. Breng tafels voor conferentieleden. Installeer alle benodigde apparatuur: scherm, computer, projector, luidsprekers, microfoons, enz. Bekijk de situatie voor wat u nodig heeft.
Stap 7
Vier de feestelijke opening van een wetenschappelijke conferentie. Geef het woord aan de voorzitter van de commissie van dit evenement. Zorg er dan als hoofdorganisator voor dat alles volgens schema verloopt.
