Een congres in elke organisatie is een uiterst belangrijke gebeurtenis. Het vereist een zorgvuldige voorbereiding en een vlekkeloze uitvoering. Elke nuance kan de indruk van uw bedrijf bederven. Er zijn basisprincipes waarmee rekening moet worden gehouden om een succesvolle conferentie te organiseren.
Noodzakelijk
Papier, internet, geld
instructies:
Stap 1
Stel een duidelijk doel voor jezelf. Waarom heb je deze conferentie nodig? Wat wil je uiteindelijk krijgen? De conferentie kan erop gericht zijn de onderneming betrouwbare zakelijke contacten te verschaffen, haar imago te verbeteren, investeerders te vinden, enz. Afhankelijk hiervan wordt een bepaalde richting gekozen, die tijdens het hele proces van voorbereiding en organisatie van het evenement moet worden aangehouden. Onthoud dat het doel haalbaar, meetbaar en met realtime kenmerken moet zijn.
Stap 2
Geef een naam aan het evenement. Als het niet de eerste keer is, vergeet dan niet de nummering te vermelden. De naam moet helder, pakkend en intrigerend zijn. Uw doelgroep moet geïnteresseerd zijn in de conferentie.
Stap 3
Definieer een duidelijke doelgroep. Zelfs een perfect voorbereide en georganiseerde conferentie heeft misschien geen effect als u de verkeerde mensen uitnodigt. Vraag jezelf af wie er aan het woord moet, wiens mening gehoord moet worden, hoe dit evenement interessant kan zijn voor gasten. Probeer te bepalen waar en hoe je het beste kunt communiceren met je potentiële doelgroep, wat de juiste mensen beïnvloedt om beslissingen te nemen over deelname aan het evenement dat je organiseert.
Stap 4
Bepaal de tijd en plaats van de conferentie. De meeste conferenties vinden plaats op weekdagen (behalve op vrijdag), tenzij er een lang evenement is gepland. De plaats bepaalt voor een groot deel de hele mening over het evenement als geheel. De houding van de gasten ten opzichte van de conferentie wordt gevormd, zelfs wanneer ze alleen op zoek zijn naar een conferentieruimte of hotel. Beschrijf daarom de route zo gedetailleerd mogelijk, plaats waar mogelijk borden.
Stap 5
Kondig een conferentie aan. Selecteer de media die uw doelgroep het vaakst spreekt. Plaats er advertenties of artikelen over het komende evenement in. Stuur uitnodigingen naar alle gasten waarin u geïnteresseerd bent. Of het nu een nieuwsbrief is of een kleurrijke nieuwsbrief, het is aan jou. Geef in de uitnodiging de plaats, tijd, naam en richting van de conferentie aan.
Stap 6
Stel een commissie samen die alle reacties op uw voorstel in overweging zal nemen en de meest interessante en relevante voorstellen zal selecteren. Daarna zal het mogelijk zijn om het programma van het evenement samen te stellen.
Stap 7
Verdeel de verantwoordelijkheden binnen het team. Iemand is verantwoordelijk voor de communicatie met gasten, iemand beslist over alle zaken met de media, iemand leidt het evenement, etc. Zorg voor extra sprekersmateriaal voor alle conferentiedeelnemers. Zorg ervoor dat u alle apparatuur vóór het evenement controleert.
Stap 8
Als u merkt dat u bijna geen tijd meer heeft, stelt u een tijdslimiet in voor elke presentatie en voor het aantal vragen. Vraag het publiek om de sprekers na het evenement nog vragen te stellen.
