Het is gebruikelijk om een conferentie een uitgebreide vergadering te noemen waaraan vertegenwoordigers van meerdere organisaties deelnemen. Conferenties kunnen departementaal, sectoraal, regionaal, interregionaal of internationaal zijn. Ze bespreken een verscheidenheid aan, maar thematisch verwante problemen. In sommige gevallen is het de beslissing van de conferentie die de ontwikkelingsstrategie van de organisatie bepaalt. Elke geschoolde persoon kan zo'n evenement houden, maar er moet rekening worden gehouden met enkele overwegingen.
Noodzakelijk
- - lijst van deelnemers;
- - een samenvatting van de toespraken;
- - beeldmateriaal;
- - technische middelen.
instructies:
Stap 1
Maak een lijst van deelnemers. Meestal worden de sprekers van tevoren op de hoogte gebracht van de komende conferentie, ze moeten hun akkoord bevestigen en het onderwerp van de rapporten informeren. Soms vereisen de voorwaarden het verstrekken van de teksten van rapporten of in ieder geval een samenvatting. Bekijk de materialen.
Stap 2
Bepaal de regels. Het hangt af van hoe lang de conferentie duurt, van het aantal sprekers, maar ook van de werkvormen. Zijn er alleen plenaire sessies gepland of wordt een deel van het werk in secties gehouden? Bij de tweede optie kan meer tijd worden uitgetrokken voor rapportages.
Stap 3
Maak zeker tijd vrij voor co-presentaties en het beantwoorden van vragen. Bepaal de vorm van de vragen. Deelnemers kunnen deze direct na de presentatie mondeling stellen. Zorg dan voor extra microfoons. Vragen kunnen ook schriftelijk worden ingediend, dan moet je nadenken over de plek waar de luisteraars de aantekeningen gaan plaatsen. Sommige vragen kun je van tevoren voorbereiden.
Stap 4
Maak een agenda. De volgorde van de toespraken kan verschillen, het hangt af van het onderwerp, maar in ieder geval is het beter om algemene kwesties aan het begin van de conferentie te bespreken en dan verder te gaan met de details. Zorg na elk anderhalf tot twee uur werken voor een korte pauze (het is een goed idee om een koffiepauze te organiseren) en tussendoor - een lange pauze, waarin de deelnemers kunnen ontspannen en lunchen. Als de conferentie kort is (bijvoorbeeld herverkiezing), zijn lange pauzes niet nodig.
Stap 5
Controleer de staat van de technische middelen. Controleer uw computer en videospeler. Vraag de presentatoren welke apparatuur ze nodig hebben en welke programma's er moeten zijn. Vraag presentatoren om voorafgaand aan de conferentie beeldmateriaal te leveren Het is heel goed als de persoon die met de computer werkt een lijst heeft van wanneer hij welke presentatie moet geven. Controleer voor de conferentie of alle sprekers zijn gearriveerd, of er wijzigingen zijn in het onderwerp.
Stap 6
Denk na over je openingsopmerkingen. U moet een paar welkomstwoorden zeggen tegen de deelnemers, uitleggen aan welk evenement de conferentie is gewijd, de procedure, de regels. Geef voor aanvang van de verslagleggings- en verkiezingsconferentie het woord aan de voorzitter van de telcommissie, die moet zeggen hoeveel afgevaardigden er waren en hoeveel aanwezig waren. Als er weinig ontbreken, stel voor om het evenement te starten. Soms is het op dit moment gepast om het volkslied van een staat of internationale organisatie te zingen. Bied aan om een voorzitter, secretaris, tel- en redactiecommissie te kiezen. In veel gevallen kunnen de lijsten vooraf worden opgesteld. Verder kan het evenement worden geleid door de voorzitter, die de conceptagenda aankondigt (het is beter om deze voor de start te typen en af te drukken). Eerst wordt het ontwerp aangenomen, daarna worden wijzigingen en aanvullingen aangebracht, waarna de agenda in zijn geheel wordt goedgekeurd.
Stap 7
Tijdens de conferentie moet de presentator, of hij nu voorzitter is of niet, constant in de zaal zijn. Hij is het die organisatorische kwesties beslist wanneer ze zich voordoen. Als je toch moet vertrekken, vertrouw dan je verantwoordelijkheden toe aan iemand van gelijkgestemden.
Stap 8
De conferentie eindigt meestal met de goedkeuring van een of ander besluit. De voorzitter leest de tekst van het concept voor, het publiek brengt wijzigingen en aanvullingen aan, de redactiecommissie stelt deze voor, waarna het besluit wordt goedgekeurd.
