Tijdens het werk moeten de hoofden van organisaties een register bijhouden. Dit omvat personeels-, boekhoud- en belastingadministratie. Het is gemakkelijk te begrijpen dat dit een vrij groot volume aan effecten en bijgevolg informatie impliceert. Om verwarring in de gegevens te voorkomen, is het noodzakelijk om het onderhoud van documentatie correct te plannen.
instructies:
Stap 1
Als de organisatie groot is, is het raadzaam om per vestiging een medewerker aan te nemen. Laten we zeggen dat een medewerker nodig is om personeelsdocumenten vast te leggen, een andere of zelfs meerdere voor de boekhouding. Vermeld in de functiebeschrijving duidelijk de verantwoordelijkheden van elke persoon die in uw land werkt. Neem allereerst een clausule op over het bijhouden van gegevens.
Stap 2
Als u geld wilt besparen, kunt u de documentatie zelf houden. Koop voor personeelsdossiers meerdere mappen en een notitieboekje. Er zijn mappen nodig om documenten te groeperen. U kunt bijvoorbeeld een map maken voor medewerkers die op dat moment in de organisatie werkzaam zijn; een andere map is nodig voor het archief. Om het gemakkelijker te maken om informatie te vinden, noteert u de gegevens in een notitieboekje. Laten we zeggen dat ze een werknemer hebben aangenomen. Noteer in het notitieboekje korte informatie over hem, geef ook aan in welke map je meer gedetailleerde gegevens kunt vinden.
Stap 3
Blijf op de hoogte voor bijgewerkte documenten. Voor elke medewerker moet u een persoonlijke kaart afgeven, vul hier alle informatie over het werk in. Bijvoorbeeld, een werknemer ging op vakantie, schrijf deze informatie op de kaart. Ook dien je maandelijks een urenstaat in te vullen.
Stap 4
Boekhouding is complexer en tijdrovender. Om het uit te voeren, heb je speciale kennis nodig. Zorg ervoor dat u de wijzigingen in de wetgeving volgt. De documenten moeten zich in mappen bevinden ("Overeenkomsten", "Bank", "Kasboek", "Uitgegeven facturen", "Ontvangen facturen", "Voorafmeldingen", enz.). Alle documenten moeten in chronologische volgorde worden gerangschikt. Sommige archieven moet u nummeren, hechten en certificeren met een zegel en handtekening. Dergelijke documenten omvatten een kasboek, een verkoopboek, aankopen en andere.
