Men is van mening dat een vergadering een evenement is dat spontaan kan worden voorbereid. In feite vereist deze vorm van zakelijke interactie een serieuze administratieve training.
Onderwerp van de bijeenkomst
De aanleiding voor de bijeenkomst dient door de initiatiefnemer te worden geformuleerd. In die hoedanigheid is lang niet altijd de belangrijkste deelnemer aan de vergadering. Aangezien vergaderingen binnen het bedrijf kunnen plaatsvinden en met de betrokkenheid van een breed scala aan genodigden, is het belangrijk om het onderwerp zo te definiëren dat het alle mensen kan aantrekken die nodig zijn voor de dialoog.
Meestal wordt de technische formulering van het onderwerp afgehandeld door het administratief personeel of rechtstreeks door de secretaris van de vergadering. De agenda van de vergadering volgt uit het gegeven onderwerp. Dit document bevat alle onderwerpen die gepland staan voor bespreking. Bij voorafgaand akkoord wordt aan elke vraag een spreker toegewezen, die een tijdslimiet krijgt voor zijn toespraak zonder rekening te houden met het debat. De duur van de bespreking wordt afzonderlijk in de agenda vastgelegd.
Voor een beter begrip van de problemen is het niet overbodig om een hand-out op te stellen met korte referenties, statistieken of andere informatieve informatie. De secretaris bereidt dergelijke materialen met elke spreker afzonderlijk voor.
De laatste fase van de voorbereiding van de documentaire is de ontwikkeling van ontwerpbesluiten over elk onderwerp. Dit document vertegenwoordigt de door de rapporteurs voorgestelde oplossingen op basis van de discussie. Ze nemen de laatste zinnen op die door de sprekers worden gepresenteerd. Indien de deelnemers het niet eens zijn met de mogelijkheid in het conceptbesluit, wordt het stuk gecorrigeerd door de secretaris.
Genodigden
De agenda bepaalt grotendeels de geschatte lijst van personen die moeten worden uitgenodigd om de aan de orde gestelde kwesties te behandelen. Een productieve manier is dus om mensen uit te nodigen die het tegenovergestelde standpunt hebben van de spreker. In dit geval dient de bijeenkomst als een "ronde tafel" voor de partijen in de discutabele situatie.
Deelnemers aan de vergadering worden geïnformeerd via elke beschikbare methode - een telefoontje, e-mail of een persoonlijke uitnodiging. Het gehele pakket aan documenten dient vooraf aan alle deelnemende personen te worden overhandigd, zodat zij vooraf kennis kunnen nemen van de materialen.
Een vergadering leiden
Aan de vergadering moet een secretaris deelnemen. Zijn taak is om na de bespreking een protocol op te stellen. Bij het opstellen van het document is het niet de woordelijke nauwkeurigheid van de opname van de discussie die belangrijk is, maar de reflectie van de belangrijkste toespraken en specifieke voorstellen.
Om eventuele discrepanties uit te sluiten, is het beter om het verloop van de vergadering op een dictafoon op te nemen. Alle deelnemers dienen geïnformeerd te worden over de start van de opname.
