De procedure voor het afgeven van orders voor de onderneming wordt bepaald door de instructies voor kantoorwerk. Tegelijkertijd wordt de boekhouding en opslag van deze documenten bijgehouden in een speciaal orderregistratieboek, dat in elke organisatie aanwezig moet zijn.
instructies:
Stap 1
Maak een register van bestellingen. In grote ondernemingen gebeurt dit door een aparte griffier, kleine ondernemingen stellen hiervoor een verantwoordelijke aan. U kunt zowel de goedgekeurde vorm van het registratieboek gebruiken als zelfstandig ontwikkeld.
Stap 2
Maak de omslag van het orderlogboek. Het moet van dicht materiaal zijn, zodat de bestelbladen niet kreuken tijdens opslag. Opgemerkt moet worden dat deze documenten minimaal 5 jaar in de onderneming moeten worden bewaard.
Stap 3
Schrijf op de omslag de naam van het bedrijf, de titel van het boek en de periode. Afhankelijk van de frequentie van het geven van opdrachten in de organisatie, kan het registratielogboek worden berekend voor een maand, kwartaal of jaar. Op de achterkant van de omslag staat informatie over de persoon die verantwoordelijk is voor het onderhoud en de opslag van het document.
Stap 4
Kies een van de manieren om bestellingen op te slaan in het registratieboek. Ze kunnen in een boek worden geplakt of met een bindmiddel worden ingevoegd. De tweede optie heeft de voorkeur als u een van de bestellingen wilt ontvangen en er een kopie van wilt maken. Alle bestellingen moeten in chronologische volgorde worden gerangschikt. Sommige bedrijven laten back-upnummers achter die nodig kunnen zijn om bestellingen met terugwerkende kracht te verwerken. Deze methode is echter illegaal, dus u mag er geen misbruik van maken.
Stap 5
Ontwikkel een algemeen formulier voor zakelijke bestellingen. In de regel is dit een briefhoofd, met in het bovenste gedeelte vooraf voorbereide details van de onderneming: naam, adres en registratiegegevens.
Stap 6
Geef de bestelling op. Voer het nummer en de datum van compilatie in. Bedenk daarna een titel die de vraag "waarover?" kort moet beantwoorden. De hoofdtekst bestaat uit een opgave van de grondslag van de beschikking en het administratieve gedeelte. Aan het einde wordt de handtekening van het hoofd of een andere bevoegde persoon gezet.
Stap 7
Daarna wordt de bestelling opgemaakt in het orderregistratieboek. Als het document gevolgen heeft voor de werknemers van de onderneming, bijvoorbeeld als er een commissie wordt gevormd, moeten deze personen noteren dat ze de bestelling hebben gelezen en hun handtekening hebben gezet.
