Een werknemer die geld heeft ontvangen voor reiskosten, de aankoop van voorraadartikelen of voor andere behoeften, moet de door hem bestede bedragen melden aan de boekhoudafdeling van zijn onderneming. Om dit te doen, moet hij een voorschotrapport invullen (uniform formulier nr. AO-1) en alle documenten bijvoegen die de gemaakte kosten bevestigen.
instructies:
Stap 1
Het invullen van een onkostennota begint aan de voorkant. Vul op de bovenste regel de naam van uw organisatie in. Vermeld de datum van de melding, het nummer hoeft niet vermeld te worden, dit veld wordt door de accountant ingevuld. Geef hieronder aan tot welke structurele eenheid u behoort, uw achternaam en voorletters, evenals uw functie. Noteer het doel van het voorschot, bijvoorbeeld "Reiskosten", "Huishoudelijke behoeften", enz.
Geef in de linkerkolom het saldo aan van de te verantwoorden fondsen die u had voordat u het nieuwe voorschot ontving (of overbesteding, als die er was). Geef hieronder het bedrag aan (of meerdere bedragen als deze zowel via de kassier als via de bank zijn ontvangen) dat onder de melding is ontvangen. Vul de regel "Totaal ontvangen" in met het totale bedrag dat u het subrapport heeft ontvangen.
Stap 2
Daarna dient u een voorschot op de achterzijde in te vullen. Maak een lijst van alle documenten waarmee u alle gemaakte kosten gaat bevestigen, en vul voor elk document de kolommen van de eerste tot de zesde in.
Voer het serienummer van het document in. Vermeld de datum en het nummer op het document zelf. Voer de naam van het document in (bijvoorbeeld kassabon, kassabon, kassabon, enz.). Vermeld het bedrag (in roebel of valuta) dat in het document wordt vermeld. Tel alle bedragen bij elkaar op en noteer het resultaat op de regel "Totaal". Zet uw handtekening en het transcript hieronder.
Stap 3
Ga dan weer terug naar het vullen van de voorkant. Vul de regel "Gebruikt" in met het bedrag dat u hebt aangegeven op de regel "Totaal" op de achterkant. Vul het bedrag in van het saldo (of overbesteding) dat u nog heeft. Vul hieronder het aantal documenten in dat bij het voorschotrapport is gevoegd en vermeld ook het totale aantal bladen van deze documenten.
Stap 4
U hoeft niet alle andere regels in te vullen, deze worden ingevuld door de accountant en de kassier (als u het saldo teruggeeft aan de kassier).
Nadat u de melding bij de boekhouding heeft ingediend, is de accountant verplicht u een kwitantie te geven die u moet bewaren. Met behulp van dit ontvangstbewijs kunt u altijd bevestigen dat u zich heeft aangemeld voor de aan u verstrekte gelden, voor het geval er misverstanden zijn.
