Veel organisaties stellen strenge eisen aan het ordenen van documenten en het aanleggen van archieven. Het is noodzakelijk om de veiligheid van gevallen te waarborgen en ze te isoleren van nieuwsgierige blikken. Elke klerk van het bedrijf moet bestanden kunnen flashen, en dit nauwgezet en uiterst nauwkeurig doen.
Noodzakelijk
- - Functieomschrijving
- - Briefpapier priem of boekbindmachine
- - Touw of sterke draad
- - Naald
- - Briefpapierlijm
- - Wit papier
- - Schaar
- - Heerser
- - Pen
- - Zegel (eventueel zegellak)
instructies:
Stap 1
U dient zaken te flashen in overeenstemming met uw functieomschrijving. In ieder geval wordt dit werk in alle bedrijven uitgevoerd volgens algemene principes. Eerst moet u elk document op volgorde nummeren. Vergeet niet om alle paperclips, metalen nietjes en veiligheidsspelden van het papier te verwijderen.
Stap 2
Begin met het naaien van de hoes, zodat de vellen vrij kunnen worden gelezen. Maak hiervoor vier verticale gaten met een klerikale priem in het midden van de linkermarge van de documenten. De afstand tussen de gaten moet minimaal drie centimeter zijn. Het is handig om een speciale desktopmachine te gebruiken voor het naaien en inbinden van A-4-documenten. Met zijn hulp zal het niet moeilijk zijn om de benodigde mappen te maken - hij kan onmiddellijk door een stapel papier tot 10 cm dik boren.
Stap 3
Gebruik een speciale naai-naald voor het rijgen van documenten, evenals banktwijn of sterke nylon draden. Als laatste redmiddel kunt u gewone draden meerdere keren vouwen. Meestal worden documenten twee keer achter elkaar genaaid, zodat de vellen steviger worden vastgemaakt. Dit is vooral van belang als de zaak wordt voorbereid op een eeuwig archief.
Stap 4
Laat de losse uiteinden aan de draad of het touw ongeveer 6 cm. Ze moeten door het middelste gat aan de verkeerde kant van het laatste document worden getrokken en stevig in een knoop worden vastgebonden.
Stap 5
Lijm de knoop en de uiteinden van de draden met een cirkel (ongeveer 4 cm in diameter) of een vierkant (4 bij 5 cm) met kantoorlijm. Het figuur moet uit dik wit papier zijn gesneden.
Stap 6
Plaats de verzegeling zodanig dat deze het papieren etiket gedeeltelijk overlapt en een rand het laatste vel van de geniete doos overlapt. Je kunt deze plek ook vullen met zegellak.
Stap 7
Wacht tot de lijm helemaal droog is. Geef vervolgens direct onder het zegel het aantal bladen in het dossier aan en zet de handtekening van de ambtenaar. Voeg een bekrachtigingsbrief toe en vermeld de datum van de bekrachtiging. Kopieën van documenten van verschillende bladen worden ook gearchiveerd, terwijl het noodzakelijk is om een stempel te plaatsen met een handtekening, datum en het opschrift "Kopie is correct".
Stap 8
Bind de koffer voor tijdelijke opslag in een paperback en de documenten voor het permanente archief in een hardcover. Vermeld de deadlines op de genaaide hoes.
