De secretaris organiseert, verdeelt en zorgt voor de werkzaamheden van het hoofd. Allereerst is het een assistent bij verschillende organisatievraagstukken. Dergelijk werk vereist een snelle omschakeling van het ene type werk naar het andere.
De secretaresse heeft veel verantwoordelijkheden, maar ze zijn verenigd door een gemeenschappelijk doel: de manager maximaal ondersteunen bij zijn werk en tijd besparen. De secretaresse moet werken met documentatie, telefoon, fax, oproepen ontvangen en distribueren, communiceren met bezoekers, vergaderingen, vergaderingen, zakenreizen voor het management organiseren.
Taken van de secretaris
Vaak wordt in kleine organisaties de secretaris ook belast met de functies van klerk. Denk hierbij aan het onderhouden en beheren van officiële papieren, het opstellen van documenten, het organiseren van verkeer en activiteiten daarmee, boekhouding en opslag.
Als het volume niet te groot is, is dit de verantwoordelijkheid van de secretaris. Als de volumes erg groot zijn, wordt de functie van klerk ingevoerd, waarvoor speciaal onderwijs nodig is. De hoofdactiviteit van de secretaresse is het werken met kantoorapparatuur en documenten. Zorgvuldigheid en nauwkeurigheid zijn vereist.
Kennis van vreemde talen wordt het belangrijkste punt. Bij het samenstellen van een cv is het verplicht om het vaardigheidsniveau daarin aan te geven.
Onderwijs hoeft niet per se te verschillen in specifieke specialisatie. Een onmisbare voorwaarde is echter de essentie ervan, geassocieerd met het vermogen om gegevens te analyseren, een benadering van mensen te vinden.
Bij persoonlijke kwaliteiten is het niet overbodig om kalmte, organisatie en gezelligheid te noemen. De secretaresse is het gezicht van het bedrijf. De functie is behoorlijk verantwoordelijk.
Verantwoordelijkheden zijn onder andere het distribueren van telefoongesprekken, het ontmoeten van bezoekers. Het is algemeen aanvaard om secretariële werkzaamheden te beschouwen als de eerste fase van een carrièreladder. Maar voor zo'n springplank is een redelijk hoog opleidingsniveau vereist.
Het uiterlijk van de secretaresse is het visitekaartje van het bedrijf. De verantwoordelijkheden zijn misschien beperkt tot het serveren van koffie en het aannemen van telefoontjes, maar het zal waarschijnlijk uitgroeien tot de vorm van het opstellen van kritieke documenten en het organiseren van recreatie voor het management en zijn gezin.
Daarom is het belangrijk om prestaties in je cv aan te geven. Dit is verplicht, zelfs als de vorige werkplek een koeriersfunctie was. Prestatierapportage geeft de potentiële werkgever het inzicht dat de werkzoekende goed is in het inventariseren van zijn of haar werk op de werkplek en de vaardigheid om de belangrijkste punten van de ervaring te benadrukken.
successen
Prestaties zijn altijd indicatief, want proactieve en productieve werknemers zijn interessant voor elke werkgever. Prestaties kun je het beste aangeven met behulp van concrete cijfers of feiten.
Het volstaat om een paar hoofdpunten te noemen, maar echt belangrijke en belangrijke. Hiermee kunt u het belangrijkste benadrukken zonder de sectie te overladen met een enorme hoeveelheid informatie. Bij het opsommen van de belangrijkste prestaties moet worden benadrukt welk voordeel of voordeel het bedrijf heeft ontvangen.
Door bijvoorbeeld succes aan te geven, kunt u de zin beëindigen met een zin dat de implementatie de kosten van het bedrijf met een bepaald aantal procent heeft verlaagd. Het is belangrijk om uw prestaties correct te beschrijven. Maak van je cv geen schijn van een functieomschrijving. Zelfs als dit document als basis wordt genomen om de ervaring te beschrijven, is het zinvol om alle bewoordingen zorgvuldig te controleren.
Soms worden successen in de eerste persoon beschreven. Deze formulering staat enigszins haaks op het algemene cv-concept. Het is beter om ze niet te gebruiken. Handiger en gerechtvaardigder zijn de opties "werd geïmplementeerd", "de strategie werd geïmplementeerd … die opleverde …" enzovoort.
U kunt verwijzen naar al uw belangrijkste successen in de begeleidende brief die met uw cv is verzonden. Na het lezen van zo'n bericht zal de werkgever of manager zeker kennis willen nemen van het bijgevoegde document.
Voorbeelden en aanbevelingen
Hun prestaties kunnen zelfs in routinewerk liggen. Onder hen zijn er de meest winnende:
- succesvol passeren van verschillende controles;
- versnelling van de documentenstroom bij de onderneming door de introductie en ontwikkeling van een elektronische database samen met de programmeerafdeling;
- organisatie van een succesvolle transitie van een groot bedrijf van versie 7.7 "1C: Enterprise" naar 8.3;
- het verhogen van de efficiëntie van de planningsafdeling door de introductie van automatisering van berekeningen, wat zorgde voor een dubbele vermindering van het personeelsbestand van economen.
Het is belangrijk om te beschrijven wat er daadwerkelijk is bereikt. Het succes van de hoofdaccountant mag niet worden toegeschreven als zijn verantwoordelijkheden geen deel uitmaakten van de uitgeoefende functies. En in sommige gevallen, wanneer het type activiteit verandert, wordt het noodzakelijk om overwinningen dichter bij nieuwe taken van loopbaangroei te brengen.
Professionele prestaties tonen de taken en doelen die in de loop van de activiteiten zijn gerealiseerd. Ze kunnen een gevolg zijn van de manifestatie van de noodzakelijke reeks kwaliteiten. Voor een leider betekent dit veel.
Dus, een van de succesvolle opties kan verschijnen:
- het coördineren van het werk van de topmanagers van het bedrijf;
- voorbereiding van contracten, de nodige documentatie voor ondertekening;
- oproepen ontvangen met hun distributie;
- het verzenden, ontvangen en registreren van correspondentie;
- ontmoeting en coördinatie van gasten;
- assistentie en organisatie van bedrijfsevenementen;
- Reisondersteuning;
- administratieve ondersteuning van het hoofd;
- het verstrekken van alles wat nodig is voor een volledige werking;
- coördinatie van de activiteiten van schoonmaak- en koeriersdiensten;
- stressbestendigheid en conflictvrijheid, uitstekende communicatieve vaardigheden;
- aangename elegante uitstraling;
- vaardigheden in het gebruik van kantoorapparatuur;
- kunnen werken met vertrouwelijke informatie;
- bezit van PC, MS Office Excel, MS Office Word, MS Office Power Point, MS Office Access, MS Outlook en andere computerprogramma's voor het werken met e-mail, "Consultant Plus", Lotus op het niveau van een gevorderde gebruiker.
Voorbeelden van succesvolle cv's zijn voorbeelden die verantwoordelijkheden identificeren en uitvoeren. Ook is het zinvol om de potentiële werkgever op de hoogte te stellen van de redenen waarom de officiële tewerkstelling niet eerder heeft plaatsgevonden.
Betekenis van het aangeven van prestaties
Een variant op het succesvol aangeven van de benodigde kwaliteiten in het licht van de eisen aan de aanvrager kan zijn:
- organisatie van het kantoorleven: bestellen van water, koffie, kantoorbenodigdheden, organisatie van reparatie van kantoorapparatuur, schoonmaak;
- vertaling van documentatie, inclusief technische;
- werken met kantoorapparatuur;
- klanten adviseren over de diensten van het bedrijf;
- organisatie van bijeenkomsten van VIP-gasten;
- zorgen voor een prettige en comfortabele werkomgeving.
Het is logisch om echte redenen aan te geven als redenen om de vorige werkplek te verlaten. Werk bijvoorbeeld zonder officiële registratie, onder een civiel arbeidscontract. Het bijbehorende document moet worden bijgevoegd.
De volgende opties zijn toegestaan: bij het overwegen van voorstellen hebben objectieve redenen niet geleid tot tewerkstelling;
- de grote afstand van de plaats van toekomstig werk van de woonplaats (het is lastig om daar te komen);
- inconsistentie van taken vermeld in de aankondiging;
- ondoorzichtige betalingsvoorwaarden;
- niet-naleving van de TC;
- omscholing, sabbatical, familieomstandigheden.
In de lijst met professionele vaardigheden en capaciteiten worden degenen aangegeven die bijdragen aan prestaties. Dit kan zijn telefoontjes beantwoorden, aanmelden met het informeren van de manager, een werkplan voor de baas maken, opdrachten uitvoeren, servicenota's opstellen, werken met eventuele documenten.
Het is heel goed om de ervaring te vermelden met het geven van bestellingen aan werknemers van de manager en het toezicht op de uitvoering ervan, het vinden van aannemers voor individuele taken, het voorzien van de werkplek van de manager van de nodige middelen in de vorm van kantoorbenodigdheden, apparatuur, het vergemakkelijken van de snelle behandeling van verzoeken en voorstellen van werknemers, het bijhouden van een archief van bestanden en documenten, het waarborgen van hun veiligheid, overdracht naar het archief, organisatie van zakenreizen voor het hoofd, bestellingen van vliegtickets en treinkaartjes, boeking van hotels.
Professionele prestatie in een cv is daar een belangrijk onderdeel van. Je moet het nooit verwaarlozen wanneer je zelf een cv schrijft en hoopt een gunstige indruk op de werkgever te maken. Uit werkervaring halen ze echt hun verdiensten uit, deelname aan projecten, de uitvoering van taken, geavanceerde training. Alle prestaties kunnen op elk werkterrein worden benadrukt.
Wees niet verlegen om jezelf een beetje te complimenteren. Dit zal helpen om het cv interessant te maken voor de werkgever. Dan laat de uitnodiging voor een gesprek u niet wachten.
