Een functiebeschrijving is een belangrijk document waarmee u een uitgebreid inzicht krijgt in de zakelijke en persoonlijke kwaliteiten van een medewerker. Het kan nodig zijn voor zowel intern als extern gebruik. In het tweede geval krijgt het zelfs de betekenis van een juridisch document.
Interne en externe kenmerken van de werkplek
Een dergelijk kenmerk voor intern gebruik kan nodig zijn in het geval dat het management van de onderneming meer moet weten over de zakelijke en persoonlijke kwaliteiten die een veelbelovende medewerker, die hij bijvoorbeeld wil opvoeden, bezit. Als ze echter van een werknemer af willen vanwege zijn inconsistentie met de ingenomen functie of herhaalde schendingen van de interne regels, kan hoogstwaarschijnlijk ook een dergelijke beschrijving van zijn directe chef vereist zijn.
In deze gevallen kan het kenmerk op een eenvoudig vel papier worden opgemaakt, en niet op het briefhoofd van het bedrijf. Het is een document voor intern gebruik en de informatie die erin wordt verstrekt, vereist geen toestemming om te publiceren van een werknemer die wordt beschermd door de wet op de bescherming van persoonsgegevens.
Een uiterlijk kenmerk kan door de werknemer zelf worden verlangd. Dit document kan bij hem worden opgevraagd door de bank, waar hij een lening wil krijgen, of bij het consulaat van een vreemde staat, waar hij een visum aanvraagt. Een kenmerk van de werkplek kan ook worden aangevraagd door de administratieve of gerechtelijke autoriteiten, en het kan ook vereist zijn voor indiening bij de verkeerspolitie. Soms wordt zo'n signalement, op verzoek van nabestaanden, afgegeven aan een voormalig werknemer die in de gevangenis zit en voor wie hij vervroegde invrijheidstelling wil afgeven. In deze gevallen moet het kenmerk op het briefpapier van het bedrijf worden afgedrukt en door de manager worden ondertekend. Het briefpapier van het bedrijf, waarop alle details staan vermeld, maakt van de beschrijving een juridisch document, voor de inhoud waarvan de ondertekenaar persoonlijk verantwoordelijk is. In de tekst van de uiterlijke kenmerken moet voor indiening worden aangegeven aan welke instantie het is afgegeven.
Wat moet een kenmerk van de werkplek bevatten?
De inhoud van dit document moet, met de maximale mate van objectiviteit, de professionele vaardigheden en ervaring, persoonlijke kwaliteiten van een persoon weerspiegelen. Het geeft meestal de periode aan dat hij bij een bepaalde onderneming heeft gewerkt, zodat door hem kon worden beoordeeld in hoeverre hij zich in deze periode heeft kunnen bewijzen.
In de beschrijving van de werkplek schrijven ze over hoe de persoon omging met zijn taken en hoe gewetensvol hij ze uitvoerde. Een belangrijk onderdeel van dit document is de paragraaf, die zijn persoonlijke kwaliteiten weergeeft die hem helpen of belemmeren bij het uitvoeren van zijn werktaken, evenals een beschrijving van zijn relatie met collega's. Bij het opstellen van een uiterlijk kenmerk moet er rekening mee worden gehouden dat dit document van invloed kan zijn op de beslissing die de verzoekende autoriteit zal nemen.
