Bij het sluiten van een aan- en verkooptransactie of een serviceovereenkomst vindt vaak de verzending van producten of het begin van contractwerk plaats zonder vooruitbetaling. Een uitgestelde betaling wordt aan de klant verstrekt op basis van een zakelijke brief met daarin financiële verplichtingen om de ontvangen waarden binnen de afgesproken termijn te betalen. Een dergelijke brief verwijst naar een garantiebrief en is in feite een kredietvorm die de intentie van de kredietnemer bevestigt om de gevormde schuld te betalen.
instructies:
Stap 1
Maak een borgstelling op briefpapier of plaats een hoekstempel met de ingevulde bedrijfsgegevens (naam, eigendomsvorm, bankgegevens en feitelijk adres). Registreer de brief als uitgaand document. Vermeld in de rechterbovenhoek de gegevens van de geadresseerde (volledige naam van de organisatie, functie en volledige naam van het hoofd).
De brief kan een verzoek tot levering of uitvoering van diensten bevatten en de tijdige betaling ervan garanderen. In dit geval begint het met de woorden "Gelieve in te vullen" en in de laatste alinea staat "Wij garanderen de betaling". Voor een brief die alleen een betalingsgarantie bevat, begint het begin "Garantiebetaling".
Stap 2
Maak vervolgens een lijst van de goederen of diensten die het onderwerp zijn geworden van het sluiten van een bilaterale overeenkomst. Vermeld het bedrag van de transactie in cijfers en woorden, evenals de betalingsvoorwaarden van de aangegeven bedragen. Zorg ervoor dat u aan het einde van het document de volledige naam, bankgegevens voor overschrijvingen en wettelijke adressen van elk van de partijen vermeldt.
Lever de brief ter ondertekening in bij je leidinggevende. In sommige gevallen tekenen ze ook met de hoofdaccountant. Verzegel hun handtekening.
