De nomenclatuur is een lijst van alle zaken die deel uitmaken van het archief en die nieuw zijn geopend in een bepaalde organisatie en in het systeem zijn gebracht. Het moet de index van de zaak, de naam, de vastgestelde opslagvoorwaarden aangeven.
Rassen van nomenclatuur
In kantoorwerk zijn er drie hoofdtypen nomenclatuur: standaard, benaderend en individueel. De norm is vastgesteld bij federale wetgeving en dient als model voor het opstellen van de nomenclatuur in organisaties van hetzelfde type. De geschatte nomenclatuur omvat geen strikt genormaliseerd aantal gevallen. Het bevat een lijst met gevallen die worden aanbevolen om te openen met hun indexen. De bovengenoemde soorten nomenclatuur zijn opgesteld in staats- en gemeentelijke organisaties en instellingen. Medewerkers van particuliere organisaties op basis van wettelijke documenten, soorten rapportages, werkplannen, etc. er wordt gewerkt aan een individuele casuslijst. Het omvat het volledige volume van de gevormde gevallen van de onderneming.
De procedure voor het samenstellen van de nomenclatuur
Jaarlijks wordt op basis van de oude een nieuwe nomenclatuur van zaken opgesteld. Bovendien zijn alle documenten onderhevig aan herziening. Een belangrijk onderdeel van de nomenclatuur is de houdbaarheid van de zaak. Op basis hiervan worden gevallen van tijdelijke, langdurige en permanente opslag onderscheiden. De looptijd van tijdelijke opslagbestanden is minder dan tien jaar, langdurige opslag is meer dan tien jaar. Van documenten met een verlopen bewaartermijn wordt een inventaris opgemaakt, die het volgnummer van het document, de naam, het jaar van totstandkoming, het aantal bladen en andere gegevens in uitdrukkelijk voorziene gevallen vermeldt. Na het opmaken van de inventaris worden deze documenten vernietigd.
Structureel wordt de nomenclatuur weergegeven door secties, subsecties. Deze verdeling is echter typerend voor overheidsorganisaties en instellingen. In particuliere organisaties is deze verdeling voorwaardelijk en benadrukt eerder de belangrijkste gebieden van hun activiteiten dan de relatie van macht en ondergeschiktheid.
De nomenclatuurtabel bestaat uit vijf kolommen: de eerste bevat de index van de zaak, de tweede - de naam van de zaak, de derde - het aantal pagina's (aangegeven aan het einde van het lopende jaar), de vierde - de bewaartermijn vastgesteld door regelgevende rechtshandelingen, de vijfde - noten met betrekking tot de opening van de zaak, opname in de inventaris met het oog op vernietiging, enz.
Het geval van langdurige en permanente opslag in de nomenclatuur mag niet meer dan tweehonderdvijftig pagina's bevatten. Als het aantal dorpen de norm overschrijdt, is het raadzaam om de zaak in twee of meer te verdelen.
De samengestelde nomenclatuur van zaken moet worden overeengekomen met de archiefdienst en ondertekend door het hoofd van de organisatie.
