In de loop van de economische activiteit van de organisatie kunnen managers met dergelijke situaties worden geconfronteerd wanneer om de een of andere reden primaire documenten verloren gaan. In dit geval dient de ondernemer alle verloren documenten terug te halen. Indien dit niet gebeurt, kan de belastingdienst de beheerder op administratieve verantwoordelijkheid brengen.
instructies:
Stap 1
Bepaal eerst de reden voor het verlies van documenten. Als de documentatie bijvoorbeeld verloren is gegaan in een noodgeval (brand, overstroming, enz.), maak dan een inventarisatie. Om dit te doen, benoemt u de leden van de inventariscommissie, het tijdstip van de inspectie en wijst u het inventarisobject aan met een administratief document. In de bestelling moet u ook de reden voor de verificatie van primaire documenten aangeven.
Stap 2
Stel aan het einde van de inventaris een akte op en keur deze goed met de handtekening van het hoofd. Als er brand is geweest, haal dan een attest van de instantie van de staatsbrandweer; als er een overstroming is, vraag dan om bevestiging van het Ministerie van Noodsituaties.
Stap 3
Als de documenten ontbreken of door iemand zijn vernietigd, moet u een onderzoekscommissie aanstellen. Het moet vertegenwoordigers van de onderzoeksautoriteiten, bewakers en andere verantwoordelijke personen omvatten. Neem bij het stelen van documenten zeker contact op met de politie.
Stap 4
Maak tijdens het inventariseren een lijst met verloren documenten. Onthoud dat het nauwkeurig moet zijn. U bent bijvoorbeeld facturen kwijt. In dit geval moet u hun nummers en datums vermelden. Controleer de lijst met documenten bij het hoofd en de hoofdaccountant.
Stap 5
Dien een melding in bij uw belastingdienst over het verlies van primaire documenten. Voeg kopieën van documenten die het feit van verlies bevestigen aan de brief toe. Voeg ook een kopie van uw inventaris toe. Certificeer alle documenten met het zegel van de organisatie en de handtekening van het hoofd.
Stap 6
Herstel vervolgens de verloren documenten. U kunt hiervoor de elektronische versie van de boekhouding gebruiken. Als u primaire documenten die van tegenpartijen zijn ontvangen, wilt herstellen, vult u een brief in op hun adres met het verzoek om de formulieren te dupliceren. Alle documenten moeten worden ondertekend door verantwoordelijke personen en zegels van organisaties.
