Ondanks dat er al elektronische informanten en spraaksynthesizers zijn waarmee je de communicatie met klanten en opdrachtgevers kunt automatiseren, is er nog steeds vraag naar het beroep van dispatcher. De telefoniste is een verantwoordelijke en belangrijke functie in veel ondernemingen op het gebied van passagiers- en vrachtvervoer.
Waar zijn expediteurs voor?
De dispatcher die de telefoontjes van de klanten beantwoordt, hun bestellingen opneemt en hen adviseert, is een belangrijke schakel en intermediair tussen klanten en dienstverleners. Hoe hij te werk gaat, hangt af van hoe kwalitatief de dienstverlening zal zijn en of de klant zich weer bij dit bedrijf wendt.
De meeste bedrijven die actief zijn op het gebied van personen- en vrachtvervoer gebruiken speciale software of elementaire databases die worden bijgehouden met behulp van spreadsheets in het werk van de verzendingsdienst. De coördinator, die ook tot taak heeft klanten te adviseren over tariefplannen, enz., een bestelling aan te nemen, voert deze in de database in, vormt een elektronische applicatie en verbindt daarmee het chauffeurswaarschuwingssysteem. Degene die de uitvoering van de bestelling op zich neemt, wordt ook ingevoerd in de database. De verzender is verplicht om de status van de bestelling te controleren, in contact te blijven met zowel de klant als de chauffeur, hij moet op elk moment klaar zijn om te reageren op overmacht en onmiddellijk een beslissing te nemen om de chauffeur te vervangen of de bestelling te weigeren.
De verantwoordelijkheden van een expeditiemedewerker zijn veel breder. Hij moet zoeken naar bestellingen en downloads in het gecontroleerde gebied, ook internationale. Daartoe moet hij een grote hoeveelheid informatie op internet doorzoeken en talloze telefoontjes plegen. Om te voorkomen dat de auto's van het bedrijf leeg rijden op intercityvervoer, is het noodzakelijk om een bestelling te vinden, met de klant te onderhandelen en totdat de lading op de bestemming is afgeleverd, constant contact te hebben met de chauffeur en de klant, waarbij de operationele controle wordt uitgeoefend.
Vereisten voor verzenders
Er zijn geen speciale vereisten voor het opleidingsniveau in dit beroep, maar elke coördinator heeft een goede kennis van de basisprincipes van computervaardigheden nodig, evenals enkele persoonlijke kwaliteiten, zonder welke er in dit beroep gewoon niets te doen is. Deze karaktereigenschappen omvatten een goed leervermogen, aandacht en nauwgezetheid, verantwoordelijkheid en stressbestendigheid. Bovendien vereist het werk van een coördinator die constant met mensen communiceert competente spraak en goede dictie, het vermogen om informatie kort en logisch te presenteren. Hoge efficiëntie en een actieve levenshouding, evenals het vermogen om zichzelf te beheersen en altijd beleefd en welwillend te blijven, en tegelijkertijd in staat te zijn om onnodige gesprekken en geschillen te stoppen, kunnen geen kwaad.
