De noodzaak om af en toe medewerkers te sturen komt in elke organisatie voor. Alle informatie over hoe je medewerkers op zakenreis stuurt, welke garanties je geeft en hoe je reiskosten in de boekhouding registreert, vind je in de TC en in de Belastingdienst. Stel op basis daarvan een intern bedrijfsreglement op met betrekking tot dienstreizen. Voeg de regeling toe aan de cao of gebruik deze als zelfstandige normatieve handeling.
instructies:
Stap 1
Laat de regeling algemene informatie bevatten over een zakenreis, de procedure voor het verzenden van een zakenreis, de procedure voor documentcirculatie, de procedure voor het betalen van een dienstreisvergoeding en andere sociale waarborgen. Neem in de bepaling een lijst van artikelen, normen voor reiskosten, voorwaarden voor hun erkenning op.
Stap 2
Bepaal wie zich aan de bepalingen van de Regeling moet houden, wie ze niet aangaan, want je mag geen burgers op dienstreis sturen waarmee de werkgever geen arbeidsrelatie heeft en werknemers met een uitkering.
De duur van een zakenreis is de laatste tijd niet beperkt. Het feit van een zakenreis moet worden weerspiegeld in de bestelling of bestelling om de werknemer op zakenreis te sturen. Vul de reisopdracht aan met een reisopdracht, waarin je kort de door de gedetacheerde uit te voeren opdrachten beschrijft. Zorg in de opdracht voor een paragraaf bedoeld voor het verslag van de medewerker over de uitvoering van de opdracht.
Stap 3
Een reiscertificaat afgeven met daarin informatie over de tijd die de werknemer aan een zakenreis besteedt. Daar worden markeringen gemaakt van vertrek en aankomst van de werknemer, op basis waarvan de dagvergoeding wordt berekend, de gegevens van de urenverantwoording worden gespecificeerd. Let op: als de werknemer op de dag van vertrek terugkeert van een dienstreis, wordt er geen reiscertificaat afgegeven. Vermeld dit in de Regeling.
Stap 4
Specificeer welke documenten overmacht zullen weerspiegelen. Leg het vertrek op zakenreis en de aankomst van andere organisaties vast in speciale journaals, conform paragraaf 2 van de instructies. Als u besluit af te zien van het bijhouden van bijzondere journaals, leg dit dan vast in het Reglement.
Stap 5
Definieer zeker de procedure en deadlines voor het indienen van reisverslagen. Bij zijn terugkeer is de werknemer verplicht om aan de manager te rapporteren over de nakoming, niet-nakoming, met opgave van de redenen voor de productietaak. De vorm van het rapport wordt niet strikt gereguleerd door regelgevende documenten, het is voldoende om een korte vermelding in een speciaal veld te maken.
