Die documenten die afkomstig zijn van bepaalde entiteiten en alle nodige details hebben, worden als officieel erkend. Tegelijkertijd zijn er in de rechtstheorie verschillende benaderingen voor de definitie van een officieel document.
Bepaling van de tekens van een officieel document is van groot belang voor de tak van het strafrecht, aangezien het in het Wetboek van Strafrecht van de Russische Federatie staat dat er corpus delicti aan dit concept is gekoppeld. In de theorie van het strafrecht worden twee hoofdbenaderingen gebruikt om de term "officieel document" te ontcijferen.
De eerste benadering wordt als smal beschouwd en koppelt officiële documenten aan hun bronnen van herkomst. In overeenstemming met deze theorie kunnen alleen die documenten die afkomstig zijn van de staat, gemeentelijke instanties officieel zijn. Tegenwoordig is de brede benadering populairder, volgens welke officiële documenten uit de publieke, commerciële of zelfs particuliere sector kunnen komen, dat wil zeggen dat de bron van herkomst er niet toe doet.
Correcte registratie en certificering
Een van de belangrijkste kenmerken van een officieel document is de correcte uitvoering en certificering. Als in regelgevende rechtshandelingen bepaalde regels voor de verwerking van documenten zijn opgenomen, dan moet het officiële document daaraan voldoen (bijvoorbeeld de regels voor notariële documenten, regels voor het afgeven van volmachten).
Als er geen speciale regels zijn, volstaat het om te voldoen aan de algemene vereisten voor de registratie ervan om het document als officieel te erkennen. Meestal houden deze eisen onder meer de voorwaarde in dat alle benodigde gegevens aanwezig zijn (zegel, handtekening, stempel van een bepaald type, ambtenaar of briefhoofd).
Inhoud tekenen van een officieel document
De correcte uitvoering en certificering van een officieel document is het formele teken, maar in de huidige rechtspraktijk wordt de aanwezigheid van een betekenisvol teken ook erkend als een verplichte voorwaarde. Het aangegeven teken is dat een officieel document de rechtsbetrekkingen op een bepaalde manier moet beïnvloeden. Het kan bepaalde rechten creëren of specifieke verantwoordelijkheden opleggen.
Bovendien bevestigen sommige officiële documenten juridische feiten die het optreden van bepaalde gevolgen met zich meebrengen (de meeste procedurele documenten hebben deze eigenschap). De eenheid van formele en inhoudelijke kenmerken, die elk in een officieel document aanwezig moeten zijn, vormt een moderne invulling van dit begrip in rechtstheorie en praktijk.
