De aanwezigheid van een zegel op een document geeft het belang, de authenticiteit en de officiële status aan. In de loop van de activiteiten van ondernemingen rijzen echter van tijd tot tijd vragen over waar en wat voor soort zegel moet worden aangebracht.
Allereerst zijn de regels voor het aanbrengen van een zegel afhankelijk van het type en accessoire. Zo wordt het officiële zegel met de afbeelding van een tweekoppige adelaar op de documenten van staatsinstellingen geplaatst. Commerciële organisaties en individuele ondernemers certificeren documenten met een standaard ronde stempel met daarop de naam (achternaam, voornaam en patroniem), registratiegegevens en indien gewenst het bedrijfslogo documenten, aangaan van contracten, uitvoering van betalingsopdrachten en cheques, officiële brieven, volmachten, enz., kunt u extra maken: voor vragen, financiële documenten, HR-afdeling. Tegelijkertijd moet hun doel op de opdruk worden vermeld. Het hoofdzegel certificeert de handtekeningen van de eerste personen - directeuren en hun plaatsvervangers, en de extra - medewerkers van de relevante diensten (boekhouding, personeelsafdeling, enz.). De afdruk moet zo zijn aangebracht dat de titel van de functie van de persoon die het document heeft ondertekend gedeeltelijk wordt weergegeven en de handtekening en de zegeldetails duidelijk zichtbaar zijn. Het staatssysteem van documentatieondersteuning voor management (GSDOU), goedgekeurd in opdracht van de USSR Glavarchive op 23 mei 1988, voorziet in een lijst van documenten waarop het hoofd- of officiële zegel wordt aangebracht. Er is geen nieuwere editie, maar zoals toegepast op het huidige moment ziet het er als volgt uit: - handelingen; - volmachten; - contracten; - conclusies, beoordelingen, - aanvragen (voor een kredietbrief; bij weigering van acceptatie, claims, enz.), - reiscertificaten, - monsters van afdrukken van zegels en handtekeningen; - brieven; - betalingsopdrachten, verzoeken, cheques, voor het overmaken van valuta, enz.; - voorschriften voor de organisatie; - registers; - kostenramingen; - overeenkomsten; - certificaten (archief, limiet, over de betaling van verzekeringsbedragen, etc.); - specificaties; - titellijsten; - certificaten; - charters van organisaties; - personeelstabellen. Om mogelijke misverstanden bij het gebruik van zegels uit te sluiten, is het raadzaam dat ondernemingen de lijst van documenten zelf bepalen, evenals de lijst van personen en voorbeelden van handtekeningen waarvoor een certificeringsstempel vereist is. Daarnaast zijn er uniforme vormen van documenten met de vereiste "M. P." - plaats van bedrukking. In dergelijke gevallen zijn er meestal geen vragen over waar het zegel moet worden geplaatst, maar moet een algemene regel worden gevolgd: de afdruk moet duidelijk en leesbaar zijn.
