Bij het voorbereiden van een gezamenlijk project tussen verschillende organisaties of divisies van één onderneming, is het vaak nodig om individuele details en voorwaarden voor implementatie te bespreken. In dit geval wordt een coördinatiemechanisme gelanceerd dat het mogelijk maakt om, rekening houdend met de belangen van de partijen, een gemeenschappelijk standpunt uit te werken over de hele lijst van kwesties. Het ontwerp van zo'n brief is onderworpen aan de algemene wetten van kantoorwerk, maar het heeft enkele eigenaardigheden.
instructies:
Stap 1
Maak een lijst van zaken waarover overeenstemming moet worden bereikt. Een brief met dergelijke voorwaarden is in de regel een zelfstandig document dat aan het sluiten van de hoofdovereenkomst voorafgaat. In sommige gevallen kan het worden gebruikt als een intern document dat nodig is om een algemene oplossing te ontwikkelen en waarbij moet worden bevestigd dat verschillende diensten in aanmerking komen (beveiliging, juridisch, financieel, ontwerp, enz.). In andere gevallen is het bereid om controversiële kwesties te bespreken met partnerorganisaties in het werk aan een gezamenlijk project.
Stap 2
Om een bezwaarschrift aan een tegenpartij op te stellen, heeft u de gegevens nodig en de voorwaarden die bij overeenkomst horen. Begin de brief door in de rechterbovenhoek de geadresseerde te vermelden (naam van de partnerorganisatie, titel, achternaam en voorletters van de verantwoordelijke). Informeer hier kort het onderwerp van de brief "op goedkeuring …". In dit geval hoeft u de naam van het document niet te schrijven. De eerste zin van de brief zal een beroep doen op naam en patroniem aan de persoon die verantwoordelijk is voor de ontwikkeling van het deel van het project dat hun organisatie leidt. Natuurlijk, niet te vergeten het woord "Geachte" toe te voegen. Vraag vervolgens om de voorgestelde voorwaarden te overwegen, een lijst ervan te geven en een beslissing te nemen over goedkeuring.
Stap 3
Geef in het laatste deel van de brief aan binnen welke termijn het nodig is om de overeenkomst uit te voeren en breng de nodige wijzigingen aan of accepteer het voorstel volledig. Daarna volgen tussen haakjes de datum van de brief, de handtekening van de verantwoordelijke en de afschrift ervan.
Stap 4
Houd er rekening mee dat de goedkeuringsbrief ofwel het hoofddocument kan zijn waarin de voorwaarden van de voorlopige overeenkomst zijn vastgelegd, ofwel een begeleidend document. De brief waaraan het goedkeuringsprotocol of ander document in de vorm van een lijst of lijst wordt gehecht, zal het item "Bijlage" moeten bevatten. Noem daarin de bijgevoegde documenten (nadat ze eerder zijn genummerd) die door de partijen ter overeenkomst zijn voorgesteld.
