Documenten vormen een integraal onderdeel van elk papierwerk in een onderneming of organisatie, ongeacht of deze privé of openbaar is. Documenten worden ingevuld, gesorteerd, verzonden, geaccepteerd, etc. Als er meerdere documenten zijn, hoeft u alleen maar een register op te stellen - dit zal niet alleen het werk van griffiers en andere categorieën werknemers (economen, accountants, enz.) Vereenvoudigen, maar ook van werknemers van andere organisaties, als zij de documenten die u verzendt.
instructies:
Stap 1
Verzamel de benodigde documenten van één categorie, dat wil zeggen documenten die betrekking hebben op één type (bevestiging van productiekosten, acceptatie- / verkoopdocumenten, enz.). Verzamel administratieve documentatie apart: orders, decreten, orders. Sorteer ze op auteurschap (orders van het hoofd van de organisatie, orders van afdelingshoofden, enz.).
Stap 2
Maak mappen aan voor het opslaan van documenten die al zijn gesorteerd en archiveer alles in chronologische volgorde. Maak een inventaris van elke map. Geef ze een inventarisnummer.
Stap 3
Maak een tabel op basis van de documenten met de juiste velden en verdeel het blad in kolommen en rijen. Onderteken de kolommen volgens het doel van het document en de functionaliteit ervan. Denk er tegelijkertijd aan dat het register uitgebreide informatie over de documenten moet bevatten, zodat u om de een of andere reden het document niet steeds opnieuw hoeft te openen en om de een of andere reden te bestuderen. Zo moet het register van documenten die de gemaakte onkosten bevestigen bijvoorbeeld de volgende kolommen bevatten: documentnummer, naam, documentinhoud, bedrag en merkteken op de terugzending van het document.
Stap 4
Op zijn beurt, het register van documenten van aandeelhouders van JSC, JSC, enz. moet de nodige gegevens bevatten voor de identificatie van alle in het register ingeschreven personen, de vaststelling van hun rechten op aandelen, de ontvangst van inkomsten uit aandelen van de in het register ingeschreven personen, het verzamelen van gegevens over alle eigenaars van aandelen, evenals informatie over het door hen ontvangen van allerlei meldingen over bijeenkomsten en andere evenementen.
Stap 5
U dient zich ervan bewust te zijn dat bij het samenstellen van een register van documenten voor uw gemak en snelheid van zoeken in de toekomst, het noodzakelijk is om alle records in chronologische volgorde te houden.
Stap 6
Alleen als het documentenregister correct is samengesteld, hoeft u geen extra tijd te besteden aan het zoeken, vindt u snel en eenvoudig het papier dat u nodig heeft, stuurt u de gewenste aanvraag of melding en doet u eenvoudig uw werk met hoge kwaliteit.
