Wanneer u contact opneemt met bijna elke organisatie voor een service, is het, samen met de originelen van documenten, noodzakelijk om hun kopieën te verstrekken. Het is dan ook niet verwonderlijk dat de voorwaarden voor certificering van kopieën in de huidige wetgeving zijn vastgelegd.
instructies:
Stap 1
Een kopie wordt als gewaarmerkt beschouwd wanneer deze details bevat die de authenticiteit ervan bevestigen en daardoor rechtskracht verlenen. Deze details staan in de vrije ruimte onderaan het document. Als het document uit meerdere bladen bestaat, wordt de informatie op het laatste blad vermeld. Bovendien zijn kopieën van meerdere pagina's noodzakelijkerwijs genaaid en genummerd. De vereisten worden bepaald in overeenstemming met bepaalde regels die in de wetgeving zijn vastgelegd.
Stap 2
U kunt zelf een kopie waarmaken als u het hoofd van de organisatie of haar gemachtigde bent. Deze optie is echter alleen beschikbaar als de wetgeving niet voorziet in een verplichte notariële bekrachtiging van dit document.
Stap 3
Een vereiste is de aanwezigheid van het woord "True" zonder dubbele punt en andere leestekens. Als het document meerdere bladen bevat, dient u hier het aantal van deze bladen aan te geven. Een van de acceptabele opties ziet er als volgt uit: "Kopie van 3 vellen is correct." Hieronder staat de naam van de functie van de persoon die de kopie van het document certificeert. Onder de titel staat de datum waarop het certificeringsproces is afgerond. Ernaast worden een zegel en handtekening geplaatst. De handtekening moet worden ontcijferd: de achternaam wordt voluit geschreven en de initialen worden gezet.
Stap 4
Het wordt ook beschouwd als een belangrijk punt dat beschrijft waar het originele document zich bevindt, waarvan u een kopie bevestigt. Als u kopieën verzamelt voor een federaal agentschap, is dit een must. Wees niet verbaasd als alle informatie met één stempel is afgestempeld (uiteraard behalve de handtekening van de certificerende persoon) - dit wordt gebruikt om de procedure te versnellen en is niet in strijd met de vastgestelde normen.
Stap 5
Controleer de kopie op kwaliteit. Dit betekent dat de tekst van het gekopieerde document begrijpelijk moet zijn. De kopie mag geen slijtage of donkere reflecties bevatten die om technische redenen kunnen ontstaan bij het scannen. Anders wordt een gewaarmerkt afschrift van u niet geaccepteerd.
