Vergaderen is een essentieel onderdeel van het zakenleven. Het is een hulpmiddel voor monitoring, het stellen van managementdoelstellingen en het implementeren van feedback. Tijdens de vergadering worden verslagen gemaakt en wordt informatie gegeven over de huidige stand van zaken. De deelnemers hebben de mogelijkheid om met elkaar te overleggen en uiteindelijk de beslissingen te nemen die nodig zijn voor de succesvolle voltooiing van de toegewezen taken.
instructies:
Stap 1
Bepaal het doel van de bijeenkomst. De deelnemers kunnen bijvoorbeeld bij elkaar komen om een voorlopige gedachtewisseling te houden, naar een stand van zaken te luisteren, aanbevelingen op te stellen om eventuele problemen op te lossen of deze te aanvaarden. Het onderwerp van de vergadering moet voor elke deelnemer aan de vergadering van belang zijn.
Stap 2
Maak een vergaderagenda. Geef daarin een lijst met vragen aan die tijdens het gesprek moeten worden gehoord en besproken. Alleen die problemen die niet in een werkende volgorde kunnen worden opgelost, moeten worden besproken. Stuur de voorlopige agenda van de vergadering naar alle deelnemers en luister naar hun wensen en opmerkingen over het onderwerp en de agenda van de vergadering. Pas de agenda aan, rekening houdend met de uitgesproken wensen.
Stap 3
Bepaal de plaats, het tijdstip en de wijze van de vergadering. Wijs sprekers en aanspreekpunten aan voor elk agendapunt. Vraag presentatoren om hun abstracts van tevoren in te dienen. Bepaal het schema van de vergadering, geef de tijd aan voor de bespreking van elk onderwerp. Stuur de definitieve vergaderagenda en agenda naar elke deelnemer.
Stap 4
Stuur de deelnemers indien nodig de samenvattingen van de rapporten die tijdens de vergadering zullen worden gepresenteerd, conceptbesluiten, informatienota's en analytisch materiaal.
Stap 5
Denk na over de vraag hoe u de deelnemers aan de vergadering het beste kunt plaatsen om de kans op conflictsituaties tot een minimum te beperken. Psychologen merken dat mensen die tegenover elkaar zitten vaker conflicten en ruzies aangaan, minder vaak zij die naast elkaar zitten. Overweeg deze factor.
Stap 6
Identificeer een voorzitter die de vergadering kan leiden, zodat alle problemen op een optimale manier en in de kortst mogelijke tijd worden opgelost. Om dit te doen, moet hij constructieve beslissingen van elke deelnemer aan de vergadering geven en de discussie zakelijk maken.
Stap 7
Zorg voor een strikte volgorde van uitvoering van het programma van de vergadering en het zal behoorlijk succesvol zijn en de beslissingen die erop worden genomen, zullen effectief zijn.
