Boekhouding voor schikkingen met crediteuren en debiteuren is een van de belangrijkste gebieden in het werk van de boekhouddienst van elke organisatie. De verzoening van onderlinge verrekeningen is een primair boekhoudkundig document dat door tegenpartijen wordt gebruikt om de nakoming van wederzijdse verplichtingen te controleren. Het is opgesteld in de vorm van een register met daarin alle handelingen voor de verzending van goederen, het verrichten van werk en diensten en de betaling daarvan voor een bepaalde periode.
De vorm van de wet is niet vastgelegd op wetgevend niveau, daarom heeft elke onderneming, met inachtneming van alle vereisten voor het opstellen van primaire documenten, het recht om zijn eigen versie van de wet te ontwikkelen. Een door één van de partijen bij de overeenkomst opgesteld document in tweevoud en ondertekend door een bevoegde persoon wordt aan de wederpartij toegezonden, die bij akkoord over de juistheid van onderlinge verrekeningen dit met een handtekening bevestigt en één exemplaar terugzendt.
Bij discrepanties heeft de wederpartij het recht een akte te ondertekenen waarin onjuistheden in de boekhouding worden aangegeven, of een eigen afwikkelingsregister aan het document te hechten. Weigering om de akte te ondertekenen betekent dat de schuldenaar het bestaan van verplichtingen jegens de tegenpartij niet erkent.
Het wordt ten zeerste aanbevolen om het afstemmingsrapport te verlaten in gevallen waarin partijen voortdurend samenwerken en van plan zijn om bestaande overeenkomsten in de toekomst te verlengen en aanvullende overeenkomsten met hen te sluiten. Dit document is ook vereist in situaties waarin de kosten van een product, werk of dienst hoog zijn en de verkoper een uitgestelde betaling verstrekt.
Als de partijen bij de overeenkomst wederzijdse verplichtingen jegens elkaar hebben, kunnen ze deze verrekenen, nadat ze een verzoeningsakte hebben opgesteld om ze te bevestigen. Bovendien bespaart de aanwezigheid van een register van wederzijdse verplichtingen tijd bij het zoeken naar primaire documenten als het nodig is om verrekeningen tussen tegenpartijen te verduidelijken. De door partijen ondertekende afstemmingsverklaringen zijn tevens een bevestiging van de saldi van debiteuren en schulden aan het einde van de verslagperiode en het begin van de volgende periode bij het opstellen van de jaarrekening.
Ondanks het feit dat het reconciliatierapport niet in de rechtbank kan worden gebruikt als bewijs van een transactie en het bestaan van een schuld daaronder, kan het worden gebruikt om de verjaringstermijn te verlengen en de kansen op het innen van vorderingen te vergroten. Met een ondertekende verzoeningsakte, die feitelijk inhoudt dat de tegenpartij haar schuld erkent, verlengt de schuldeiser de termijn waarbinnen hij de schuldenaar kan dagvaarden voor betaling van gelden. In dit geval is het erg belangrijk om te controleren of de bevoegdheid van de persoon wiens handtekening op het document staat geldig is.
