In het tijdperk van een enorm aantal toepassingen voor het maken van takenlijsten, geven veel mensen nog steeds de voorkeur aan de papieren versie van dergelijke takenlijsten, maar lopen ze in de regel tegen een aantal problemen aan in verband met het correct formuleren van taken.
Bij het maken van een nieuwe lijst van dingen die overdag moeten worden gedaan, worden mensen geconfronteerd met twee problemen. In het eerste geval beschrijven ze de taak heel kort, waarbij ze zelfs de nodige details weglaten. In het tweede geval blijkt de beschrijving onnodig gedetailleerd, vol met details, maar de essentie van de taak ontsnapt. Dus hoe vind je een balans tussen beknoptheid en effectieve informatieve inhoud?
Het eenvoudigste is om de opdracht te bouwen alsof je hem niet voor jezelf schrijft, maar voor iemand die je kent. De beschrijving moet redelijk kort en begrijpelijk zijn. Bij het stellen van een taak waren we volledig in de ban van de gedachten die bij deze taak hoorden, en door een te gedetailleerde of te korte beschrijving wordt de betekenis voor ons onbereikbaar - we vergeten immers bijna alles waar we aan dachten bij de tijdstip van het instellen van de taak. Door na te denken over taakdelegatie kunt u dit probleem oplossen.
Begin nu met het oefenen van de juiste probleemstelling. Stel je een taak voor die je morgen moet voltooien en schrijf deze op zodat iemand anders meteen begrijpt wat er op het spel staat. De probleemstelling moet duidelijk en beknopt zijn en alleen essentiële details bevatten, die onmisbaar zijn - al het andere kan worden verwaarloosd. Bovendien zorgt een zekere variabiliteit van de taak ervoor dat je je niet gebonden voelt aan een rigide kader, dat een belangrijke psychologische rol speelt.
