De resultaten van de vergaderingen vereisen een documentaire opname in de vorm van notulen. Bij het opstellen van dit document is het belangrijk om het hoofdpunt van de discussie weer te geven en de hele discussie zo beknopt mogelijk te presenteren.
De notulen worden na de vergadering opgemaakt door de secretaris van de vergadering, die ofwel aantekeningen maakt tijdens de bespreking, ofwel een dictafoon bijhoudt. De tweede optie is de meest optimale voor het oplossen van eventuele geschillen.
Visueel bestaat het document uit de volgende onderdelen:
- algemene informatie;
- de agenda van de vergadering;
- discussie en beslissingen genomen.
Algemene informatie
Dit informatieblok bevat de titel, locatie (plaats, datum, tijdstip van de bijeenkomst), een lijst van aanwezige personen. De titel van de bijeenkomst is de titel. Bijvoorbeeld een bijeenkomst van de werkgroep personeelszaken. Het blok met datum en tijd geeft informatie over de direct gehouden vergadering en niet over de datum van ondertekening van het protocol.
Indien de vergadering wordt gehouden door een vaste structuur (commissie, werkgroep, enz.), dan vermeldt de algemene informatie de volledige naam van de vaste voorzitter en secretaris van de vergadering.
Bij het opstellen van de lijst van aanwezigen dienen de namen van functies en werkplekken van de genodigden te worden vermeld. Dit informatieblok begint met het woord 'heden'. Indien de vergadering in een stemming voorziet, worden de aanwezigen in de notulen in twee groepen verdeeld - met stemrecht en zonder stemrecht.
Vergadering agenda
Voorafgaand aan de vergadering wordt de agenda van de vergadering opgesteld. Er zijn echter uitzonderingen, bijvoorbeeld voor dringende vergaderingen. Dit blok geeft een overzicht van de onderwerpen van de vergadering zonder de sprekers en de tijdslimiet voor de rapporten te specificeren. Zelfs als de vergadering wordt bijeengeroepen om één onderwerp te bespreken, wordt deze niet opgenomen in de titel van het document, maar wordt deze opgesteld in de vorm van een agenda.
Afhankelijk van de tijdslimiet voor de toespraak kan de gepresenteerde agenda automatisch worden goedgekeurd of ter stemming worden gebracht door de voorzitter. In dit geval begint de discussie met de kwestie van de goedkeuring van de agenda van de vergadering. Als er geen bezwaren zijn, wordt een dergelijk besluit in de notulen als volgt geformaliseerd: "Over de kwestie van overeenstemming over de agenda is in stemming gebracht." Hieronder vindt u de resultaten van de stemming in de vorm: "Gestemd: voor - (aantal stemmen), tegen - nee, onthouding - nee."
Discussie en besluitvorming
Het grootste blok vragen is gereserveerd om het verloop van de discussie weer te geven. Elk onderwerp op de agenda wordt in een apart blok gezet, te beginnen met de tekst uit de agenda. Daarna volgt het verloop van het verslag, dat in de volgende vorm is opgemaakt: “Geluisterd: (volledige naam van de spreker)”. Ervaren transcribenten raden aan om de toespraken niet te transcriberen, maar de algemene betekenis te verlaten, die in meerdere zinnen kan worden uitgedrukt. Als het belangrijk is om de betekenis van het grootste deel van het rapport te behouden, dan kunt u de stellingen van de toespraak of fragmenten uit de presentatie in de bijlage bij het protocol citeren en ernaar verwijzen in de tekst van het document.
Hetzelfde geldt voor de reflectie van het verloop van de discussie. Als meerdere sprekers hetzelfde standpunt aanhangen, kunnen hun toespraken worden geformaliseerd in de volgende vorm: "Sprekers (volledige namen van sprekers) die de mening van de spreker ondersteunden".
Naar aanleiding van elke vraag moet een oplossing worden geformuleerd. Het moet vooraf in de conceptbesluiten worden voorbereid of door de deelnemers aan de vergadering zelf tijdens de discussie worden geformuleerd. Beslissingen worden genomen in de vorm van specifieke formuleringen, die eenduidig en nauwkeurig moeten worden gepresenteerd. Beslissingen over louter informatieve toespraken kunnen door de deelnemers aan de vergadering in aanmerking worden genomen.
Indien de vergadering voorziet in een stemming, dienen de notulen na elk nummer de resultaten te bevatten: “De beslissing is met algemene stemmen genomen”, “De beslissing is genomen bij meerderheid van stemmen”, “De beslissing is niet genomen.” Gelijkaardige notities dienen te worden gemaakt in gevallen waarin de onderwerpen uit de discussie worden verwijderd, worden uitgesteld tot een andere vergadering of niet worden behandeld vanwege de afwezigheid van een spreker.
Aan het einde worden de notulen ondertekend door de voorzitter en de secretaris en, indien nodig, gewaarmerkt door het zegel van de organisatie die de vergadering heeft bijeengeroepen.
