Het seminar is het belangrijkste marketinginstrument waarmee u niet alleen de contacten met klanten onderhoudt, maar ook de verkoop verhoogt. Een goed doordacht plan bepaalt voor een groot deel het succes van het evenement. Het helpt om middelen te berekenen, deelnemers aan te trekken en overmacht te voorzien. Laten we eens kijken naar de noodzakelijke voorbereidingsfasen aan de hand van het voorbeeld van een seminar over de promotie van een nieuw product of nieuwe dienst.
Noodzakelijk
Projector, wit scherm, laptop, microfoon, bord
instructies:
Stap 1
Het seminarprogramma wordt bepaald door het doel ervan. Als u bijvoorbeeld nieuwe software wilt presenteren, is het raadzaam om meerdere presentaties te verzorgen. In de ene, om de urgentie van het probleem aan te geven, in de andere - om het product zelf te presenteren en uiteindelijk te vertellen over de ervaring met de implementatie ervan. Na de verslagen, vooral als ze informatief zijn, is het noodzakelijk om tijd vrij te maken voor vragen, evenals een koffiepauze voor de deelnemers te organiseren.
Stap 2
"Zoals je de boot een naam geeft, zo zal hij drijven" - zegt populaire wijsheid. Dit sluit volledig aan bij het thema van het evenement. Het moet niet alleen relevant zijn, maar ook correct geformuleerd, in overeenstemming met het onderwerp van het seminar. Het onderwerp kan in een vragende vorm worden gesteld, bijvoorbeeld "Hoe budgettering organiseren?" of een uitroepteken aan het einde - "Meet: Internet Trading!" Het belangrijkste is dat het interessant en goed onthouden moet zijn.
Stap 3
Voordat u de datum voor de workshop vastlegt, moet u weten of deze samenvalt met andere belangrijke gebeurtenissen. U moet geen evenement aanwijzen voor vakanties, weekends en ook tijdens massavakanties - het risico bestaat dat u een aanzienlijk deel van het publiek verliest.
Stap 4
Kies een goed bereikbare locatie voor het seminar, bij voorkeur in het stadscentrum. Huur een kamer in een zakencentrum, hotel, bioscoop. Een klein evenement kan ook bij u op kantoor plaatsvinden, onder voorbehoud van de beschikbaarheid van de juiste technische mogelijkheden.
Stap 5
Wijs de lijst met potentiële deelnemers toe aan de verkoopafdeling. Ze moeten weten welke bedrijven of personen mogelijk geïnteresseerd zijn in het onderwerp. Als er nog geen "geaccumuleerde" basis is, kunt u deze bestellen bij een persbureau. Houd bij het bepalen van het aantal genodigden rekening met het feit dat van de 100 genodigden er ongeveer 20 de wens zullen uitspreken om te komen en dat er maximaal 10 deelnemers aan het seminar zullen deelnemen. Leg daarom de nodige "voorraad" in.
Stap 6
Dit is misschien wel de belangrijkste fase bij het organiseren van het evenement, aangezien het aantal deelnemers ervan afhangt. Bereid persbericht, grafische lay-outs, ontwerp uitnodigingstekst voor. Experts raden aan om een advertentiecampagne via verschillende kanalen uit te voeren: telemarketing, adverteren in de media, het plaatsen van informatie op de bedrijfswebsite. Als de website van uw bedrijf bekend is, plaats er dan een registratieformulier op.
Stap 7
Geef de deadline aan waarbinnen de specialisten rapporten moeten opstellen. Het is raadzaam om deze datum van tevoren vast te stellen om aanpassingen te kunnen doen. De rapportages moeten consistent zijn in een uniforme huisstijl, belangrijke en interessante informatie bevatten. Het is voor luisteraars gemakkelijker om de informatie waar te nemen als de korte samenvattingen van de rapporten op een apart blad worden gezet.
Stap 8
Hand-outs bevatten in de regel een notitieboekje, een pen, reclamefolders, productmonsters. Sla visitekaartjes in voor sprekers en managers waarmee bezoekers tijdens het evenement interactie zullen hebben. Om feedback te krijgen, stelt u een vragenlijst op voor de deelnemers aan het seminar.
Stap 9
Maak lijsten van deelnemers twee dagen voor de datum van de workshop. Instrueer de secretaris om hand-outs en badges voor deelnemers en sprekers voor te bereiden. Voer een "generale repetitie" uit: luister nog eens naar de rapporten, zorg dat alle apparatuur werkt. Onthoud: het grootste deel van het werk zit erop en het zal zeker vruchten afwerpen.
