Aanvaarding van goederen gebeurt door middel van een vrachtbrief of een vrachtbrief, die in een uniforme vorm wordt opgesteld. Het gespecificeerde document moet verplichte gegevens bevatten, aangezien het de nakoming van verplichtingen door de leverancier en de koper bevestigt.
De leveringsovereenkomst wordt meestal voor een lange tijd gesloten, tijdens de uitvoering ervan wordt de relatie tussen de leverancier en de koper opgesteld door andere documenten die de daadwerkelijke levering en ontvangst van goederen in de bestelde hoeveelheid en bereik bevestigen. Een dergelijk document is een vrachtbrief of vrachtbrief, die is opgesteld in een uniforme vorm, ondertekend door gemachtigde vertegenwoordigers van de leverancier en de koper. Tegelijkertijd is dit document niet alleen een bevestiging van de nakoming van verplichtingen onder een civielrechtelijk contract, maar fungeert het ook als een primair document dat wordt gebruikt voor fiscale en boekhoudkundige doeleinden.
Welke gegevens moeten op de vrachtbrief worden vermeld?
De vrachtbrief moet het nummer, de datum van voorbereiding, de volledige naam en details bevatten waarmee u de leverancier, koper kunt identificeren. Daarnaast vermeldt de vrachtbrief de naam van de goederen, indien mogelijk wordt een korte omschrijving gegeven. Ook wordt de totale hoeveelheid geleverde goederen onder dit document, de prijs per eenheid en de totale kosten, rekening houdend met de belasting over de toegevoegde waarde (voor betalers van de gespecificeerde belasting), geregistreerd. De vrachtbrief is een tweezijdig document dat wordt ondertekend door de leverancier en de koper, gecertificeerd door hun ronde zegels. Afhankelijk van de voorwaarden van de gesloten leveringsovereenkomst, kunnen eventuele afwijkingen in de hoeveelheid, het assortiment van de geleverde goederen en aangegeven op de factuur rechtstreeks in dit document worden gemarkeerd met de verzekering van elke correctie door de partijen of worden vastgelegd in een afzonderlijke akte.
Hoe wordt een vrachtbrief opgemaakt?
De vrachtbrief in het vereiste aantal exemplaren wordt samen met de goederen geleverd door de vertegenwoordiger van de leverancier. Aanvaarding van de goederen van de zijde van de koper gebeurt door zijn gemachtigde, die moet beschikken over een geldige volmacht en een identiteitsbewijs. Na de verzending van de goederen voert de vertegenwoordiger van de koper een visuele controle uit, berekent de hoeveelheid en beoordeelt de integriteit van het pakket. De controle wordt gelijktijdig uitgevoerd met de vergelijking van de werkelijke hoeveelheid, assortiment, kwaliteit van de goederen met de informatie gespecificeerd op de factuur. Bij gebrek aan claims en correcties, ondertekent de vertegenwoordiger van de koper alle kopieën van de factuur en certificeert ze met het zegel van de organisatie. De vertegenwoordiger van de leverancier neemt zijn eigen kopie van dit document en voegt er eventueel de volmacht van de vertegenwoordiger van de koper aan toe.
