Het verwijderen van documenten is een zeer complex en tijdrovend proces. In de regel hopen zich veel documenten op in de archieven van organisaties, die na het verstrijken van de verjaringstermijn moeten worden verwijderd, dat wil zeggen vernietigd. Het is erg belangrijk om alle documentatie met betrekking tot de vernietiging van het archief correct in te vullen. Een van de belangrijkste documenten is de akte.
instructies:
Stap 1
Ten eerste moet worden opgemerkt dat voordat u documenten vernietigt, u ze moet inventariseren, dat wil zeggen dat u alle datums, beschikbaarheid en geheimhouding moet controleren. Er zijn documenten die niet alleen moeten worden weggegooid, maar ook moeten worden verbrand (of vernietigd in een shredder), om handelsgeheimen niet prijs te geven.
Stap 2
Zorg ervoor dat u een inventarisatie maakt van de te verwijderen documentatie. Benoem tevens bij beschikking de personen die in de deskundigencommissie zullen worden opgenomen. Kies onder hen de voorzitter die verantwoordelijk is voor de overdracht van documenten naar de boekhoudafdeling.
Stap 3
De handeling zelf over de verwijdering van documenten waarvan de verjaringstermijn is verstreken, heeft geen uniforme vorm. Daarom kunt u het in elke vorm samenstellen.
Stap 4
Geef eerst de details van de organisatie aan, deze kunnen zowel in de rechterbovenhoek als in de linkerhoek staan. Vermeld hier de naam van de organisatie volgens de samenstellende documenten, structurele eenheid, bankgegevens, adres en contacten.
Stap 5
Iets onder aan de rechterkant, schrijf "Ik keur goed", geef hieronder de manager aan en laat het veld onder zijn handtekening en de datum van samenstelling.
Stap 6
Schrijf hieronder, in het midden, "Handel op de toewijzing en vernietiging van documenten die zijn verlopen." Geef daarna in de onderstaande regel de basis aan, dat wil zeggen de volgorde (volgorde) van het hoofd. Vermeld vervolgens de personen van de commissie van deskundigen, met vermelding van hun namen en functies.
Stap 7
Schrijf dan zoiets als dit: "De commissie van deskundigen, geleid door (lijst, inventaris), heeft documenten toegewezen voor vernietiging die de verjaringstermijn hebben verloren." Geef vervolgens de gegevens aan in de vorm van een tabel, waarin kolommen zoals serienummer, documentdatum, titel, toelichting, aantal documenten, documentnummer in de inventaris (lijst) moeten staan.
Stap 8
Geef na de tabel een samenvatting, d.w.z. geef het aantal te recyclen documenten aan. Verder moet de akte worden ondertekend door alle leden van de commissie. En de voorzitter moet tekenen dat de documenten volledig worden overgedragen voor recycling. Zet aan het einde de datum van samenstelling en verzegel alles met de blauwe stempel van het zegel van de organisatie.
