Uitgaande documenten zijn officiële brieven die de organisatie stuurt naar externe geadresseerden (leveranciers, consumenten, regelgevende instanties, enz.) of collega's uit andere steden. In de regel delen twee medewerkers de verantwoordelijkheid voor de afhandeling van deze correspondentie: de samensteller en de klerk. De eerste is verantwoordelijk voor het voorbereiden en afspreken van de tekst. De tweede registreert de brief, stuurt het origineel naar de bestemming en bewaart een service-exemplaar.
Noodzakelijk
- - bedrijfsformulier;
- - de computer waarop de teksteditor is geïnstalleerd;
- - logboek registratie uitgaande documentatie.
instructies:
Stap 1
Als je een compiler bent
Maak een conceptdocument. Uitgaande brieven kunnen proactief en responsief zijn. In het eerste geval start (initieer) je correspondentie met een andere organisatie of een bepaalde persoon over een officieel onderwerp. De antwoordbrief moet informatie bevatten die overeenkomt met het ontvangen verzoek.
Stap 2
Druk de brief in tweevoud af op het briefhoofd van uw organisatie. Zorg ervoor dat het bovenste deel van het document, de zogenaamde "header", correct is opgemaakt. Naast de gegevens van het bedrijf, te vinden op het formulier aan de rechterkant, bevat het de gegevens van de geadresseerde en de kop van de brief.
Stap 3
Typ in de linkerbovenhoek de titel, voorletters en achternaam van de persoon voor wie het document is bedoeld, het adres van een organisatie of persoon. De procedure voor het specificeren van informatie moet exact hetzelfde zijn, bijvoorbeeld:
"Aan de algemeen directeur van LLC" Volna"
I. I. Sidorov
Rabochaya st., 37, kantoor veertien, Saratov, 109235.
Stap 4
Plaats rechts onder de gegevens van uw organisatie de titel van de brief. Het moet kort zijn en de inhoud van de tekst duidelijk weergeven. Bijvoorbeeld: "Bij het uitvoeren van een geplande inspectie van de sanitaire staat van een gebouw" of "Bij het verstrekken van informatie over huizen die groot onderhoud nodig hebben."
Stap 5
Begin de hoofdtekst door de geadresseerde aan te spreken en de reden op te geven waarom deze brief aan hem is verzonden. Bijvoorbeeld: “Beste Ivan Ivanovitsj! Wij informeren u over een geplande inspectie van de sanitaire staat van het gehuurde pand op 14 januari 2011”.
Stap 6
Als er bijlagen bij het uitgaande document zijn, vermeld deze dan achter de hoofdtekst, bijvoorbeeld: “Bijlage op 3 pagina's. op 1 exemplaar. Helemaal onderaan de laatste pagina van de tekst moet de auteur van het document worden vermeld. In de regel typt de auteur van de brief zijn achternaam, initialen en werktelefoon kleiner dan het hoofdlettertype.
Stap 7
Controleer de brief met de beslissers in uw organisatie in welke richting dan ook. Zo worden documenten met betrekking tot de besteding van gelden geviseerd door een accountant en worden antwoorden op een verzoek van de belastingdienst ondertekend door een advocaat. Medewerkers van de organisatie die de brief goedkeuren, zetten hun persoonlijke handtekening met een transcriptie op het tweede exemplaar aan het einde van de tekst, onder de plaats voor het visum van het hoofd. Na ontvangst van de nodige goedkeuringen wordt het uitgaande document ondertekend door het hoofd van de organisatie.
Stap 8
Lever het overeengekomen en ondertekende document in bij de griffie. Als u een exemplaar wilt bewaren, drukt u een extra exemplaar af. Vraag de klerk om er een uitgaand nummer op te zetten.
Stap 9
Als u een klerk bent
Accepteer de uitgaande brief van de afzender. Controleer de beschikbaarheid en juistheid van de belangrijkste gegevens, goedkeuringsvisa, informatie over de maker en de handtekening van de beheerder. Let op de aanwezigheid van bijlagen bij de brief.
Stap 10
Noteer de informatie over het document in het uitgaande e-maillogboek. Als uw organisatie is overgestapt op elektronisch documentbeheer, ga dan te werk volgens de instructies voor het bijhouden van de database. Er zijn geen strikte registratieregels voor een traditioneel papieren logboek. In de praktijk wordt echter meestal een tabel met de volgende kolommen gebruikt:
- de datum;
- nummer van het uitgaande document;
- geadresseerde;
- samenvatting (titel);
- de opsteller van het document;
- Opmerking.
Stap 11
Het uitgaande nummer wordt als volgt gevormd. Geef eerst het voorraadlijstnummer op van de map waarin kopieën van uitgaande berichten worden opgeslagen. Schrijf het serienummer van een bepaalde letter door een streepje of een schuine streep. U krijgt dan: "01-14-256" of "01-14 / 256", waarbij 01-14 het zaaknummer is, 256 het documentnummer.
Stap 12
Vul het uitgaande nummer in op de speciale regel van het formulier. Vermeld bij een antwoordbrief ook het nummer van het binnenkomende document waaraan het is gekoppeld. Verzegel het eerste exemplaar van de brief (zonder goedkeuringsvisa) in een envelop en stuur deze naar de geadresseerde. Bewaar een kopie van het document in de juiste bestandsmap.
