Een onderneming van elke vorm van eigendom heeft zijn eigen workflow in de vorm van een reeks papieren van verschillende soorten, gesystematiseerd volgens een bepaald principe. Een notitie vraagt bij het opstellen bijzondere aandacht.
Wat is een memo
Zakelijk papier in de vorm van een memo is informatief en adviserend van aard. Het wordt verstrekt aan de direct leidinggevende of het hoofd van de organisatie. De memo kan worden opgesteld in opdracht van de directie en op initiatief van de medewerker.
Het document bestaat uit specifieke feiten met betrekking tot een specifieke kwestie. In de meeste gevallen is de memo de subjectieve mening van de werknemer, die schriftelijk wordt vastgelegd. Soms, in het licht van de gebeurtenissen die plaatsvinden in de onderneming, is het uiterst belangrijk voor de manager om de mening van ondergeschikten te kennen om hun verdere acties aan te passen. Medewerkers moeten in hun eentje een gedetailleerd antwoord opstellen, aangevuld met eigen ideeën en aanbevelingen.
Wat betreft het onderwerp van rapportages kan het anders zijn: van een eenmalige informatieverstrekking tot periodieke rapportage. In tegenstelling tot toelichtingen en servicenota's kan de memo binnen de onderneming worden gebruikt of de rol spelen van een rapportagedocument voor een hogere instantie.
Reden voor het opstellen van het document
Een memo wordt opgesteld als gevolg van een uit de hand gelopen proces, wat de onderneming kan schaden. Het is dan dat de werknemer op dezelfde manier alle informatie onder de aandacht van de leidinggevenden kan brengen. Het kan bijvoorbeeld meervoudig absenteïsme zijn van een verantwoordelijke persoon of een veronachtzaming van het behalen van geplande doelen, wat natuurlijk de prestaties van de hele onderneming negatief kan beïnvloeden. In het algemeen is het document bedoeld om een signaal te worden voor een verandering in het interne beleid, die momenteel door de leiding wordt doorgevoerd.
Hoe een memo correct op te stellen
Meestal bestaat een document uit meerdere delen. Ten eerste is het noodzakelijk om duidelijk de reden te formuleren die de reden was voor het schrijven van de memo. Het schetst de specifieke situatie en zet de feiten op een rij. Dan is het heel duidelijk aan te raden om je eigen mening te geven over wat er gebeurt. Tegelijkertijd is het noodzakelijk om de situatie van alle kanten te analyseren en uw eigen oplossing voor het probleem aan te bieden.
Alle informatie moet beknopt genoeg worden gepresenteerd, met inachtneming van het onderwerp van wat er is gebeurd. Vervorming van de werkelijkheid en het uiten van gissingen die niet door een wetenschappelijke onderbouwing worden ondersteund, zijn onaanvaardbaar.
Het document wordt op een vel A4-formaat geplaatst met de verplichte aanduiding in de linkerbovenhoek van de naam van de eenheid. Rechtsboven moet u informatie plaatsen over de geadresseerde van de notitie. Iets eronder, vanaf een rode lijn, zijn de naam van het document en het nummer ervan, evenals de plaats van samenstelling, in grote letters geschreven.
Vervolgens wordt de informatie in een vrij vrije vorm vastgelegd, ondersteund door de handtekening van de medewerker die het document heeft opgesteld.
Voordat u de memo verzendt, is het raadzaam om de realiteit van alle bovenstaande omstandigheden zorgvuldig te controleren.
