Het verdient aanbeveling om periodiek onderlinge afstemmingen te doen over de verplichtingen van partijen. Zij bepalen in de regel de stand van de afwikkeling aan het einde van een kalenderjaar, maand of een andere in het contract genoemde periode. De verzoeningsakte wordt ondertekend aan het einde van de contractuele relatie. De door partijen ondertekende akte heeft niet alleen rechtskracht voor de partijen, maar ook voor de rechter. Voor afstemming:
instructies:
Stap 1
De belanghebbende maakt op basis van boekhoudkundige gegevens, primaire boekhoudbescheiden, een concept-akte in tweevoud op, ondertekent en stuurt deze ter goedkeuring naar de andere partij.
Stap 2
De gegevens van de akte zijn onder meer: - datum en plaats van opstelling.
- nummer en datum van de overeenkomst waaronder de afstemming plaatsvindt.
- de naam van de partijen waartussen de afstemming plaatsvindt.
- de datum van relevantie van onderlinge verrekeningen, dat wil zeggen de datum waarop alle betalingen in aanmerking zijn genomen en verplichtingen zijn nagekomen. Aan het begin van het document wordt het bestaande saldo aan het begin van de afstemmingsperiode aangegeven. Het beginsaldo moet worden bevestigd door een eerdere handeling.
Stap 3
De tekst bevat baten- en lastentransacties tussen tegenpartijen, links naar betaalopdrachten, facturen, certificaat van voltooiing, facturen.
Stap 4
Aan het einde wordt het totaal opgeteld, het saldo wordt berekend (het verschil tussen ontvangsten en uitgaven).
Stap 5
De akte wordt ondertekend door het hoofd en de hoofdaccountant, als verantwoordelijke voor de boekhouding in de organisatie wordt de handtekening gewaarmerkt met een zegel.
Stap 6
De tweede partij, die de akte heeft ontvangen, stemt ermee in, ondertekent en retourneert één exemplaar. In geval van onenigheid met de gegevens van de akte, wordt een regeling van meningsverschillen uitgevoerd, in dit geval wordt de akte getekend voor een onbetwist bedrag.
