Een eerste indruk is altijd belangrijk voor het leggen van zakelijke contacten, zeker als de samenwerking begint met een telefoongesprek. Om te voorkomen dat het begin van een zakelijk gesprek verkreukeld wordt, is het noodzakelijk om een aantal regels van de telefoonetiquette in acht te nemen.
instructies:
Stap 1
Zorg voor achtergrondgeluiden. Een belangrijk telefoontje plegen in een drukke straat of in het openbaar vervoer is niet de beste oplossing. De gesprekspartner zal u niet horen, maar het geraas van auto's, waardoor het gesprek zal veranderen in een reeks constante vragen en verduidelijkingen. Zoek een rustige binnenplaats of stel het gesprek uit tot je thuis of op je werk bent.
Stap 2
Stel jezelf voor. Vergeet niet je voornaam, achternaam en de naam van het bedrijf waar je werkt duidelijk uit te spreken, ook als je dit nummer al hebt gebeld. Als dit je eerste gesprek is, moet je je achternaam meerdere keren zeggen, zodat de gesprekspartner het goed hoort. Om het niet al te opdringerig te laten klinken, stelt u uzelf onmiddellijk voor met uw achternaam en herhaalt u deze en voegt u uw volledige naam toe.
Stap 3
Zorg dat je op de juiste plek terechtkomt en praat met de persoon met wie je een afspraak had gemaakt. Wacht tot de gesprekspartner zich voorstelt, of geef de bedrijfsnaam, voornaam, achternaam en functie op van de medewerker die zelf de telefoon heeft beantwoord. Spreek in het vervolg de gesprekspartner bij naam aan, ook als u alleen met de secretaris praat.
Stap 4
Controleer of het op dit moment voor de ander uitkomt om te spreken. Het is beter om meteen te weten hoe klaar de ander is voor het gesprek dan om niet midden in het gesprek te worden onderbroken. Als u wordt gevraagd om later terug te bellen, controleer dan wanneer het u uitkomt. Het is het beste om een bevestigende zin te zeggen met een vragende intonatie. Bijvoorbeeld: "Bel ik je over 20 minuten terug?" Vraag de gesprekspartner niet om zelf terug te bellen, als hij het zelf niet aanbiedt.
Stap 5
Geef het doel van uw oproep op. Probeer geen lange zinnen te gebruiken, verwarrende constructies. Elke zin mag slechts één gedachte bevatten. Wees kort, duidelijk en alleen ter zake. De andere persoon zal het op prijs stellen dat u hun tijd bespaart. Als ze zich zorgen maken, versnellen veel mensen het tempo van hun spraak. Probeer dit te vermijden. U moet rustig en langzaam genoeg spreken zodat de andere persoon het woord in de stroom van uw toespraak kan invoegen. Je moet niet eentonig spreken: leg alle logische nadruk in je hoofd, markeer vooral belangrijke zinnen met je stem.
