Elke dag is er in elke organisatie - in een staatsinstelling, in een grote of kleine onderneming, in een individuele ondernemer - de behoefte om de feiten te certificeren die moeten worden afgedrukt. Meestal worden deze feiten geassocieerd met geld of bevestiging van de handtekeningen van ambtenaren (hun authenticiteit) op verschillende documenten. Tegelijkertijd zijn er documenten waarop een stempelafdruk niet vereist is.
Elke rechtspersoon moet een zegel hebben. Deze norm is vastgelegd in de wet. LLC, CJSC, OJSC en andere organisaties moeten een rond zegel gebruiken, waarvan de opdruk de volledige bedrijfsnaam van de onderneming in het Russisch en een link naar de plaats van de territoriale locatie bevat. De bedrijfsnaam kan ook in een vreemde taal worden aangegeven. De afdruk van het zegel verschijnt in de lijst met documentdetails, in overeenstemming met GOST R 6.30-2003 "Unified documentatiesystemen. Uniform systeem van organisatorische en administratieve documentatie. Vereisten voor papierwerk "(aangenomen op 03.03.2003). Tegelijkertijd is het zegel bijvoorbeeld niet opgenomen in de lijst met verplichte gegevens van een aantal primaire boekhouddocumenten, met uitzondering van bankpapieren, kassabonnen, verzenddocumenten, enz. Het contract moet worden verzegeld met een zegel, als dit in het contract zelf is bepaald of als twee letters "MP" ("Plaats van zegel") op het formulier zijn vermeld. Hetzelfde geldt voor handelingen van voltooid werk (diensten). Het gebruik van een zegel wordt ook verstrekt op een volmacht, die door de organisatie aan een werknemer wordt gegeven (deze functie is gespecificeerd in het Burgerlijk Wetboek van de Russische Federatie - clausule 5 van artikel 185). Er is geen vereiste voor een zegel in sommige vormen van financiële overzichten (bepalingen van orders van het Ministerie van Financiën van Rusland van 22.07.2003 N 67n en van 02.07.2010 N 66n), echter volgens de Orders van het Ministerie van Financiën van Rusland van 15.10.2009 N 104n en vanaf 05.05.2008 N 54n moeten de formulieren van belastingaangiften (voor btw, inkomstenbelasting en andere) verzegeld zijn. Verplichte certificering met het zegel van de organisatie is voorzien voor de belangrijkste personeelsdocumenten: de eerste pagina van het werkboek, een reiscertificaat (formulier nr. T-10), een akte van aanvaarding van werk onder een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd (formulier nr. T-73). In de arbeidswet van de Russische Federatie (Art 57) wordt de vereiste van een zegel op een arbeidsovereenkomst niet gespecificeerd, maar in de praktijk wordt meestal een zegel geplaatst. Gezien het feit dat er veel documenten zijn waarvoor geen ondubbelzinnige beslissing over de aan- of afwezigheid van een zegel, moet een organisatie zijn eigen volgorde (positie, instructie) ontwikkelen, waarin het noodzakelijk is om een lijst te registreren van documenten die certificering door het zegel vereisen. Een globale lijst hiervan is opgenomen in het Staatssysteem voor Documentatiebeheer - 1988, 1991. De opties kunnen de volgende zijn: - handelingen (uitgevoerde werkzaamheden, expertise, afschrijving, aanvaarding van objecten, enz.) - verbruikspercentages (bijvoorbeeld voor edele metalen); - monsters van afdrukken van zegels, evenals monsters van handtekeningen van werknemers die het recht hebben gekregen om financiële en economische operaties uit te voeren; - borgstellingsbrieven; - correspondentie met het management en de structuren van verschillende overheidsinstanties (bijvoorbeeld met de belastingdienst, extra-budgettaire fondsen, enz. Het zegel kan niet één, maar meerdere worden gemaakt (nadat dit feit is gedocumenteerd) - voor elke afzonderlijke afdeling van de organisatie. Elk zegel heeft zijn eigen specifieke doel - voor pasjes, voor documenten, voor facturen. Het zegel op het document moet op de plaats van het blad worden geplaatst waar de prop "MP" ("Plaats van het zegel") zich bevindt. Als het er niet is, wordt het zegel aangebracht zodat de afdruk een deel van het woord overlapt - aanduiding van de positie van de persoon die het document heeft ondertekend. In dit geval moet de handtekening duidelijk te onderscheiden zijn, net als alle informatie uit de zegelafdruk.
