Elk protocol is een procedureel document, daarom worden er bepaalde eisen aan gesteld. Elke rechtstak voorziet in de noodzaak om een kopie van het protocol aan belanghebbenden te overhandigen. De afgifteplicht is opgedragen aan degene die het protocol heeft opgesteld. Het al dan niet nemen van een kopie van het protocol is het recht van de persoon voor wie het is opgesteld, maar vaak wordt de aanwezigheid van het protocol (de kopie ervan) de enige manier om de wettigheid van de opstelling aan te vechten. Laat deze kans dus niet liggen.
instructies:
Stap 1
Bent u degene voor wie het protocol is opgesteld, dan dient u bij het opstellen daarvan een afschrift te krijgen. Vaak verwaarlozen ambtenaren deze verplichting, dus u moet zich ervan bewust zijn dat u het volste recht hebt om dergelijke service te eisen. Vaak draagt zo'n eis bij aan een procedureel competente en betrouwbare opstelling van een protocol door een ambtenaar, waardoor je de objectiviteit van de uitvoering tot op zekere hoogte kunt garanderen.
Stap 2
Wanneer u om de een of andere reden niet direct na het opstellen daarvan een kopie van het protocol heeft ontvangen, dient u aanvullende maatregelen te nemen. Om een kopie van het protocol te ontvangen, is het noodzakelijk om een schriftelijke aanvraag op te stellen gericht aan de ambtenaar die het protocol heeft opgesteld, of aan de naam van zijn hoofd, met het verzoek om een kopie ervan naar uw adres te sturen.
Het is vermeldenswaard dat dit proces van het verkrijgen van een kopie soms aanzienlijk wordt verlengd in de tijd, vooral wanneer de relevante ambtenaren niet al te geïnteresseerd zijn in het verzenden van kopieën van het dossiermateriaal. Om deze situatie te voorkomen, kunt u het beste een aanvraag in twee exemplaren opmaken, op één waarvan u (die in uw handen blijft) een teken moet plaatsen op de ontvangst van uw aanvraag door de betreffende persoon.
Stap 3
In gevallen waarin u, ondanks uw verzoekschrift, geen kopie van het protocol aan u is verstrekt, heeft u het recht om in beroep te gaan tegen de weigering om een kopie te verstrekken door een overeenkomstige verklaring te schrijven bij het parket of een vordering in te dienen bij de rechtbank. Dezelfde procedure is voorzien in het geval van een ambtenaar die een brief naar uw adres stuurt of een beslissing om niet aan de aanvraag te voldoen.
Stap 4
Wanneer de aanvraag wordt verzonden door de persoon voor wie het protocol is opgesteld, zijn er in de regel geen problemen om er een afschrift van te krijgen. Een andere situatie wordt wanneer u gewoon een geïnteresseerde bent en u een protocol nodig heeft om het feit van het opstellen ervan te bevestigen. In dit geval wordt ook een verzoekschrift of brief verzonden, maar onder andere zullen de documenten de noodzaak om een kopie ervan te verkrijgen, en behoorlijk overtuigend moeten rechtvaardigen.
